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2021年度版電子契約サービスを徹底比較 主要サービスを紹介

2021.06.09

令和2年4月28日に行われた内閣府の規制改革推進会議で「契約書に必ずしも押印は必要ない、電子署名を促すべきだ」と脱ハンコ文化の促進を進める発表があった(参照: 内閣府「押印手続の見直し・電子署名の活用促進について」)。

今後、民間ベースでも電子契約サービスへの移行は加速していくことは間違いないが、提供されているサービスの中からどれを導入すべきか決めきれず、選定に悩んでいる担当者も多いことだろう。そこで今回は各電子契約サービスの特徴や導入のポイント・選び方を紹介する。

電子契約サービスの選び方

法的効力への信頼性
もっとも気になるポイントは信頼性だろう。2020年7月の法改正に伴い、電子証明書がない電子署名も法的に有効だという見解を公表している(参考: 総務省・法務省・経産省「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A」)。電子証明書を発行する当事者型もメール認証による立会人型のどちらも有効となったが、法的担保力の強さには差があるので注意したい。

セキュリティ対策への安心感
電子契約サービスはネット上で重要情報を送受信する。セキュリティ対策として通信の暗号化はもちろんのこと、タイムスタンプ方式や万が一の際のサポート体制が充実しているかどうかをしっかりと注視したい。

シェア率による契約先企業との連携
シェア率の高いサービスを利用することも忘れてはならない点だ。自社が導入しているサービスを契約先企業が導入していなくても、契約先企業に有料版の導入をさせずとも、電子契約自体はできる。しかし、慣れていないサービスの利用を契約先企業に強いるのは心苦しいことだろう。できるだけ多くの企業が利用しているサービスを選べば、契約先企業も取り入れている可能性が高くなり、スムーズな契約ができるだろう。

コンソールにおける操作感
使用感のよさも、現場で定着させるためには無視できない存在だ。誰もが使いやすいシンプルで操作性のよいサービスを選ぶことは、自社はもちろんのこと、契約先である相手企業の担当者の負担も減らすことができる。

料金プランやオプション機能の適正コスト感
導入する上でのコストは基本料金、使用するたびに発生する従量課金がメインだ。定額サービスを導入している場合もあるが、締結件数が多いほどメリットを享受することができるため、あらかじめ自社の契約件数を算出しておくとよいだろう。

主要電子契約サービス比較

❖クラウドサイン
弁護士監修の電子契約サービスとして、業界をけん引する「クラウドサイン」。3ステップで契約作業を完了できる操作性の高さと弁護士監修という安心感で圧倒的な知名度を誇っている。

❖docusign
アメリカ発のサービスで、世界75万社以上で利用される「docusign」。世界各地の厳しいセキュリティ基準を満たしており、その安全性は高い。43言語に対応しているため、グローバルに展開する企業にとって使い勝手のよいサービスだ。

❖adobesign
PDFでおなじみのアドビ社が提供する「AdobeSign」は、PDFの作成から編集、電子サインの管理も一元化できる。また、Microsoft365やGoogleDriveなども連携しており、使い慣れたアプリと連動させて電子契約を遂行することができることも強みだ。

❖hubble
契約業務の効率を上げるベーシックな機能を全プランに装備しつつ、さらなる効率を求める企業にはカスタム機能を追加できるという形で、シンプルなプランを提案している「hubble」。さらに、MicrosoftWordの導入があれば、すぐに利用できることも環境の変化に対応しにくい企業にとっても見逃せないポイントだ。

❖legalforce
契約書をミスなく快適に作成できるソフトウェアを提供している「legalforce」。作成した契約書をAIが即座に修正箇所を洗い出し、参考となる条文例を検索してくれる機能が搭載されている。開発専任の弁護士及び提携法律事務所が常に最近の知見を提供し、レビューに反映しているため、安心して契約書を作成できるのが強みとなっている。

❖クラウドスタンプ
契約締結までのステータス確認や送信先のリマインドもでき、契約の進行状況を簡単にチェックできるのが「クラウドスタンプ」だ。最短1分で締結が完了するので契約先への負担も少なくビジネスがスムーズになるだろう。

❖ninjasign
契約書の作成、締結、管理までをオンラインで完結させるワンストップ型電子契約サービスだ。直感的に使いやすいインターフェイスを採用することで、ITリテラシーにばらつきのある企業でも導入しやすくなっている。

❖imaos
不動産賃貸業向けに特化した電子署名サービスを提供している「imaos」。新規の賃貸契約だけでなく、更新契約にも活用でき、大幅なコストダウンを図ることができる。

❖wan-sign
電子契約にする以前の紙書面から、先方の都合で書面契約となった新規の契約書。電子化によって、逆にこれらの書類の保管に困っている企業は少なくない。「WAN-Sign」では、そんな書類を箱に入れるだけで保管し、一元管理や必要なときに原本を届けたり電子化して送ってくれたりするサービスを提供している。

❖paperlogic
リモートワークを推進するための機能が搭載されている「paperlogic」。電子契約はもちろんのこと、電子稟議にも対応しており社内外との書類のやりとりを全てリモートで行えるようサービスを提供している。

❖イースタンプ
利便性の高い認印タイプと担保力の高い実印タイプの両方に対応した電子サービスを提供している。また、押印の代わりに手書きサイン機能も利用することができる。また、電子契約と同時に、署名相手に本人確認書類を求めることもでき、そのデータも契約書と一緒にクラウド上に保管が可能だ。

❖btobプラットフォーム契約書
電子契約はもちろんのこと、社内稟議の段階からサポートするサービスだ。複数社で契約する場合にも対応している。ブロックチェーン基板による取引記録管理を行っていることからも高いセキュリティも期待できる。

❖zohosign
アメリカに本社を置き、世界各国で電子署名ソフトウェアを提供している「zohosign」。ワークフローを設定し、使用しているアプリを連携機能で提携することで簡単に電子署名をすることができる。

電子契約サービスを導入する上での注意点

電子契約サービスを一度導入すると、他のサービスに移行することは手間がかかるため難しいだろう。自社にベストなサービスを最初から導入するためにも、導入前に注意すべきことをしっかりと把握してほしい。

用途・目的を明確にしてからツールを選ぶ
さまざまな機能があるサービスに飛びついた人はひとまず落ち着いてほしい。本当に自社にとって必要な機能なのか、導入を検討する際に必要だと思っていた機能はどんなものだったのかを今一度、目的を振り返ってみてみよう。

ワークフローの見直しも行う
業務の効率化を図るために電子契約サービスを取り入れる際に、同時にワークフローの見直しも行うことをおすすめする。ワークフロー自体にもっと効率化ができるポイントがないか、導入を検討しているサービスによって整備できないか。これらを十分に検討することで、よりスムーズな導入から定着の流れを作ることができるだろう。

社内・社外へのアナウンスを行う
実際にサービスを導入する際には、あらかじめ社内外の関連する人たちにアナウンスする必要がある。電子契約サービスでの契約を行う旨を事前周知せずに進めると、現場だけではなく、契約先企業にまで混乱を招いてしまう可能性がある。

まとめ

官公庁でも始まった脱ハンコ文化は、「コストダウン」「業務効率アップ」と多大なメリットを享受できることから、今後も導入する企業が増えるのは間違いない。

数多くあるツールから自社の規模感や使用したい機能にマッチしたサービスを複数ピックアップし、まずは無料版のトライアルをしてみてほしい。

実際の使用感をもとに、現場で定着しそうかどうかを想像することで、本格的な導入の際に返って業務効率を下げるようなトラブルも減るだろう。

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