バックオフィスの書類作成業務を効率的に進めるためには？効率化に最適なサービスと得られるメリットを紹介！

バックオフィスの書類作成業務には伝票処理や届出など、さまざまな業務がある。書類作成業務が電子化されていないと、作成、仕分け、ファイリングなどに多くの手間と時間を費やすこともあるため、課題を感じている担当者も多いのではないだろうか。本記事では、バックオフィスの主な書類作成業務と、書類作成業務を効率化する方法などを解説する。バックオフィス業務の効率化に向けて、参考にしてほしい。

目次

●バックオフィスの主な書類作成業務
●バックオフィスの書類作成業務効率化には電子化が近道
●書類作成業務の電子化で得られるメリット
●電子化できない書類作成業務の効率化を図る方法とは？
●まとめ

バックオフィスの主な書類作成業務

そもそも、バックオフィスの書類作成業務にはどのようなものがあるのだろうか。ここでは、バックオフィスの中でも代表的な「会計」「人事労務」「法務」分野で主に必要とされている書類作成業務を紹介する。

　

＜会計・経理＞見積書・請求書・売上管理等
会計業務で行う代表的な書類作成業務は「会計記帳」だろう。記帳が必要な帳簿は主に、仕訳帳・総勘定元帳・損益計算書・貸借対照表などである。日々の経費精算から決算、税務申告に至るまで行わなければならない書類作成業務は多岐にわたり、膨大な書類作成を伴う作業だ。一方で、申請、承認、決裁までのワークフローが明確になっていればルーティン化できる作業でもある。

＜人事・労務＞雇用契約書・労働条件通知書等・官公庁提出書類
人事労務業務で行う主な書類作成業務は雇用契約書・労働条件通知書、給与明細など、労働基準法や社内規程に基づき取り扱われる書類作成業務だろう。人事担当者が扱う書類作成業務は、ミスがあると社員に影響が出てしまう可能性があるため、注意が必要な業務だ。

＜法務＞契約書
法務業務で行われる主な書類作成業務は、各種契約書・協議書など権利義務に関する書類作成が挙げられる。ほかにも法人の定款や規約、議事録作成など、事実証明に関する書類作成など法律の知識に基づいた業務が多いため、慎重に進める必要がある。

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バックオフィスの書類作成を効率化するには電子化が近道

書類作成業務を効率化するには、電子化が近道になるだろう。ここでは、先に紹介した3つの分野の業務を電子化できる、おすすめのサービスを紹介していく。

経費精算業務の電子化には「ジョブカン経費精算」
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン経費精算」は会計業務の中でも経費精算分野に特化したサービスだ。経費精算の申請・承認・管理などの経理業務をクラウド化し、パソコンやスマホから簡単に行うことができる。さらには電子帳票法に完全対応した機能を備え、1ユーザーにつき月額400円から利用することができる。乗換案内との連携やICカード読み取りが可能な交通費精算や、仕分データ・FBデータの自動生成機能も備えているため、煩雑な仕分業務を効率化するには最適なサービスと言えるだろう。詳しい利用料金は公式HPから確認できる。

参考：公式『ジョブカン経費精算』

会計業務の電子化には「Freee会計」
freee株式会社が提供する会計ソフトの「Freee会計」は会計業務の電子化におすすめのサービスだ。はじめて経理業務に携わる人でも簡単に操作可能なガイド付きサービスで、ミスを防ぎながら作業が行える。Freee会計で毎月の経理処理を行うことで、決算書もボタン1つで作成することができる。また、操作での不明点に対しては、チャットや電話相談といったサポートを受けられることも魅力の一つだろう。

加えてヘルプページや動画、セミナーで経理業務を体系的に学ぶこともできるため、業務の習得を後押ししてくれるツールとしても活用できる。月額1,980円から利用が可能で、低コストで導入できるのも魅力の一つだ。詳しい料金形態は公式HPを参考にしてほしい。

参考事：公式『クラウド会計ソフト freee会計』

労務管理業務の電子化には「SmartHR」
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、労務管理業務に特化したサービスだ。入社手続きから年末調整までの多様な労務手続きをペーパーレス化し、データを蓄積することが可能。勤怠・給与計算システム等と連携することで、労務管理にまつわるあらゆるデータを一元管理することができる。さらにSmartHRに蓄積した従業員データを活用できる人材マネジメント機能を備えており、働きやすい職場環境の創出に役立てることも可能だ。無料のトライアルも可能で、導入を迷っている場合には、まずは試してから利用することもできる。料金はプラン別に設定されており、電子化したい領域を絞って利用することも可能だ。料金詳細については公式HPを参考にしてほしい。

参考：公式『SmartHR』

契約書の電子化には「Money Forwardクラウド契約」
株式会社マネーフォワードが提供する「Money Forwardクラウド契約」は、電子契約書作成に特化したサービスだ。契約書の書類作成・署名の設定・契約締結の3ステップを全てデータで行うことで、契約書の一元管理や内部統制が可能になることが強みの一つ。また、自社に適したワークフローを自由に設計できる機能や、紙の契約書をスキャンして個別に電子化し、保存・管理できる機能も備えている。契約書を効率よく管理したいと考えている人におすすめのサービスといえるだろう。月額2,980円から利用することが可能で、法人規模別で設定されている。詳細は公式HPを参考にしてほしい。

参考/関連記事：公式『マネーフォワードクラウド契約』

書類作成業務の電子化で得られるメリット

バックオフィスの書類作成業務は先に紹介したようなサービスを利用することで電子化が可能だ。電子化を行えば、バックオフィス業務の効率化につながり、得られるメリットも大きい。ここでは、電子化により得られるメリットを紹介する。

＜メリット1＞業務属人化の防止・解消
電子化により得られるメリットの一つとして、業務属人化の防止・解消が挙げられる。バックオフィス業務は専門性の高さなどから属人化しやすい業務と言われている。電子化することで業務をマニュアル化し、誰でも行える業務として標準化することが可能だ。それにより、配置転換など、人材のローテーションを行うことも容易となり、知見が社内全体に蓄積されることにもつながる。

＜メリット2＞長時間労働の抑制
2つ目のメリットは長時間労働の抑制だ。バックオフィス業務は、属人化や、繁忙期といった時によって担当者に業務負担が偏りやすく、長時間労働が課題になることが多い。紙媒体でバックオフィス業務を行っていると、書類作成業務に多くの時間を要することや、修正などの手間が生じるケースもある。電子化によりペーパーレス化することで、書類作成や書類保管にかかる時間短縮が期待できるため、長時間労働の抑制につなげることもできるだろう。

＜メリット3＞ヒューマンエラーの防止
記入ミスや転記ミスなどのヒューマンエラーの防止も期待できる。電子化により煩雑な計算や目視確認などの工程を自動化することができれば、起こりがちなヒューマンエラーの防止につながる。これにより、担当者はより根本的な業務に注力することもできるだろう。

＜メリット4＞バックオフィス業務の生産性向上
電子化によるバックオフィス業務の効率化は、会社全体の生産性向上にも寄与する。定型化されてる業務を自動化・標準化することで、マネジメントやガバナンス強化といったより付加価値の高い業務に集中することが可能だ。人手不足に悩む中小企業などでは、バックオフィス業務と兼務して営業などのフロントオフィス業務を行っている場合もあるだろう。そのような場合には、バックオフィス業務の効率化により、売上向上に注力しやすい環境づくりが可能となる。

まとめ

バックオフィスの書類作成は、会計・人事労務・法務などさまざまな分野で欠かせない業務のひとつだ。書類作成業務を電子化して業務効率化を図ることは、ムダな業務の削減や業務の属人化解消などの効果も期待できる。まずは自社でムダな書類作成業務がないかどうかの確認を行い、必要に応じて電子化などの検討をしてみてはいかがだろうか。

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