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「紙」データの入力革命 “AI-OCR×RPA”で労働時間を大幅削減【コニカミノルタジャパン株式会社 藤塚 洋介 氏 インタビュー記事】

2019.01.17
コニカミノルタジャパン株式会社 マーケティング本部 オフィス事業統括部 MFP事業企画部 企画2グループ 課長 藤塚 洋介 氏
コニカミノルタジャパン株式会社 マーケティング本部 オフィス事業統括部 MFP事業企画部 企画2グループ 課長 藤塚 洋介 氏

 働き方改革のもと、各企業では長時間労働の是正や業務の見直しが図られている。しかし企業の現場ではいまだに紙を使うことが多く、紙文書の管理や入力業務が負担としてのしかかっている。

 そんな中、コニカミノルタジャパンがAIOCRとRPA 技術(ロボットによる業務自動化)を活用した紙文書の業務アウトソーシングサービスを新たに始めた。同社マーケティング本部の藤塚 洋介氏に詳しい話を伺った。

働き方改革を妨げる"紙"にまつわる業務

 働き方改革が叫ばれる今、サテライトオフィスやテレワークなど時間や場所にとらわれない働き方が増えている。外部からのサーバーへのアクセス、ファイル共有やビデオ会議など、さまざまな分野でデジタル化が進んでいることも、柔軟な働き方ができる要因の一つであろう。しかしいくらデジタル化が進んでも、アナログな"紙"を扱う業務が働き方改革を妨げる要因になっているという。大手コピー機メーカーでもあり、紙を扱う業務に長けているコニカミノルタジャパンのマーケティング本部、藤塚 洋介氏はこう話す。

「ペーパーレス化が進んでいる業界や会社もありますが、アナログな紙の業務に多くの時間を割いている会社はたくさんあります。また、世界的に見ても日本はFAXの使用率が高く、それに伴う"紙文書"の入力作業という非効率な業務が発生しています。結局物理的な"紙"が必要とされる業務があると、"オフィス"という固定された環境から離れることができず、テレワークの導入もできませんし、働き方改革も進みません」

業務効率化の新しいサービス ハイブリッド型のデータ入力業務アウトソーシング

 そういった問題を解決するためにコニカミノルタが始めたサービスが「Robotics BPO for Smart Work」だ。これはAI‐OCRとRPA技術(ロボットによる業務自動化)を活用したデータ入力業務アウトソーシングサービスである。例えばFAXでの注文書やアンケート回答用紙などの紙データをクラウド上のフォルダーにアップロードするだけで、画像データから文字情報をAI‐OCRで自動認識し、既存の業務システムへ自動的にデータを入力する。当然、すべての文字情報をAI‐OCRだけで解析・データ化するのは難しいため、専門のオペレータが目視による確認と修正・編集を行う。言うなれば、ロボットと人間のハイブリッド型サービスだ。では肝心のセキュリティ面についてはどうなのだろうか?

「まずこのサービスは紙データやスキャンデータをクラウド上のフォルダに格納するだけなので、原本の流出がありません。専門のコニカミノルタ社員のオペレーターが、セキュリティエリアで業務を行い、入退室管理も厳密です。顧客情報や個人情報を取り扱う業務ですので、セキュリティ管理の面では万全を期しています」(藤塚氏)

導入まで最短2週間 ビフォーアフターも 事前に把握

 サービス導入の前に「事前ヒアリング」「帳票の確認」「業務システムとの連携」「運用前テスト」と、導入前の支援も手厚い。「月300枚程度の処理件数から相談に乗れますので、部門単位の小さな業務から導入することも可能です。また、徹底的なコストシミュレーションも行っており、導入効果を事前に把握できるのもサービスの強みのひとつです。人材不足の中、会社の大事な社員を非効率な業務に割いてしまうのは、非常にもったいないことです。このサービスによって削減できた時間を営業活動や支援業務に回すことで、会社の売上向上にもつながります」(藤塚氏)

 紙の業務がなくなれば、わざわざ会社に行って作業する必要もなくなり、テレワークの導入など、働き方改革にもつながっていく。

働き方改革の先駆者 コニカミノルタが 提供する『いいじかん設計』

 2013年より働き方改革プロジェクトに着手してきた同社は、ただ非効率な"作業じかん"を削るだけでなく、削減できた時間で「アイデアを生み出す創造的な時間」や「幅広い視野を持つためにプライベートの時間を充実させる」など、"創造じかん"や"自分じかん"といった会社と社員にとって大切な"いいじかん"を生み出してきた。

 2018年にはそうした"いいじかん"をつくることに焦点を当てた『いいじかん設計』という働き方ソリューションの提供も始めている。「創造的な業務空間づくり」を支援したり、「テレワークの運用支援」など、同社が今までに取り組んできたさまざまな取り組みやノウハウを提供している。

「今回ご紹介したRobotics BPO for SmartWorkも『いいじかん設計』の中の一つのサービスです。アナログな紙の業務に掛ける時間を、もっと"いいじかん"に充ててもらいたい。そういった思いからも、このサービスを提供しています。これからもコニカミノルタは現場の声に耳を傾け、会社と働く一人ひとりにとって、より良い働き方の実現のために取り組んでいきます。」(藤塚氏)

「Robotics BPO for Smart Work」3つのポイント

1. AIーOCR×RPAと人のハイブリッド型によりコスト・品質・処理量でバランスの良いサービスを実現
2. あなたのオフィスに寄り添うプロだからできる、安心の業務設計能力・安全性の高いセキュリティ体制
3. 非効率な業務がなくなることで「創造じかん」を増やし働き方改革にもつながる

お問い合わせ先情報

コニカミノルタジャパン株式会社
メールアドレス:3g-ppd-kmj@gcp.konicaminolta.com
対応時間   :平日
ホームページ :https://bs-offers.konicaminolta.jp/18_mikata

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