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企業の働き方を変える即戦力グループウェア 業務改革で「デスクネッツ ネオ」を選んだ理由【株式会社ネオジャパン 顧客インタビュー記事】

2019.01.17

 今やどの会社にも必要不可欠となっている「グループウェア」。社内での情報共有をより円滑にするためにさまざまなグループウェアを検討した東京日産コンピュータシステムが、最終的に、380万人超(2018年7月現在)に利用されているdesknet’s NEO(以下、デスクネッツ ネオ)に行きついた理由について、その経緯と担当者の本音を聞いた。

現場の「働き方」が良くならないと意味がない

東京日産コンピュータシステム株式会社 経営管理本部 社内システム推進 主査 大倉 英樹 氏
東京日産コンピュータシステム株式会社 経営管理本部 社内システム推進 主査 大倉 英樹 氏

 今「働き方改革」が叫ばれているが、長時間労働是正などがなかなか進まず、頭を抱えている人も多いのではないだろうか。改革に万能薬はないというのが変革に挑む人の率直な感想だろう。一方で、社内の情報共有をスムーズに推進できる環境を整えることが「働き方改革」の一里塚になると感じている人も増えている。

 東京日産コンピュータシステム(以下:TCS)はITインフラを最適化するマネージドサービスカンパニー。サーバーの運用・保守管理、障害があった際の即時対応など、システム系管理を請け負う会社だ。

 TCSでは、もともといくつかのグループウェアや情報系システムが併用されていた。しかし、複数稼働が問題を抱えるようになったため、業務をより効率化させながらコストも下げられる製品を模索。デスクネッツネオにたどりついたという。一体どういった経緯で採用に至ったのだろうか。そして、それが働き方改革にどのようにつながっていったのだろうか。TCS経営管理本部の彦坂 晋嗣氏、都築 正明氏、大倉 英樹氏に話を伺った。

「3年ほど前まで、弊社の情報システムは、別のグループウェアをポータルサイトとしながら複数のソフトで構成されていました。しかし、複数あることで社内情報の扱いが重複したり、データの散在、機器メンテナンスなどに問題が起きていました。そんな経緯から、システムを一本化しようという機運が高まり、デスクネッツ ネオを含めたグループウェアの選定に至りました」(大倉氏)

現状を疑った先に見えたものとは

東京日産コンピュータシステム株式会社 経営管理本部 社内システム推進  担当課長 都築 正明 氏
東京日産コンピュータシステム株式会社 経営管理本部 社内システム推進 担当課長 都築 正明 氏

 まず行ったのが現行品との比較だった。

「いきなりデスクネッツ ネオに決めたわけではありません。最初に、現行品の利用状況について社内アンケートをとりました。現行品で頻用されている機能に対し、デスクネッツ ネオを含む候補のグループウェアがどこまでカバーできるのか、比較検討を繰り返しました。また、新しい製品を利用する際に、大きな変化を社員が感じるものは避けたいという思いもありました。一から使い方を覚えるのはストレスです。いわゆる"オペレーションギャップ"が少ないものを選ぼうと考えたのです」(大倉氏)

 検証項目は多岐にわたった。スケジュール管理、通達・掲示板、文書管理、住所録、ポータルサイトメニューなどを比べる中で、希望にマッチしたのがデスクネッツ ネオだった。ここでデスクネッツ ネオの導入を決めた。

「ノンカスタマイズでほとんどの機能を網羅し、購入・保守コストも安価だったのが、国産パッケージ『デスクネッツ ネオ』でした。導入してみて、女性社員からは、画面のイメージが柔らかくてかわいいなどの声もありましたね。ほかのユーザーからも『わかりやすい』『見やすい』『オペレーションしやすい』と好評でした」(彦坂氏)

 デスクネッツ ネオを導入してどのような効果を感じているのだろうか。

「顕著なのは、操作の無駄がなくなったことです。パソコンにログインし、ポータルが立ち上がると、そこから最低限の画面遷移で必要なシステムがすべて使える。以前は複数のソフトでまかなっていた機能がシームレスな連携のもとに使える。しかも、多数のコミュニケーションツールや文書管理機能で、社内情報のやりとりが混線したり、データの散在による非効率や事故も減った。そんな社内実績から、営業の社員はデスクネッツネオをお客様に勧めているくらいです」(都築氏)

業務改善で社内が変わった。働き方改革につながる第一歩

東京日産コンピュータシステム株式会社 経営管理本部 部長 彦坂 晋嗣 氏
東京日産コンピュータシステム株式会社 経営管理本部 部長 彦坂 晋嗣 氏

 デスクネッツ ネオでは拡張機能として『AppSuite(アップスイート)』というカスタムメイド型の業務アプリ作成ツールも備えている。プログラミングの知識は必要なく、テンプレートから簡単にアプリを作成できる。紙、メール、Excelなどでやり取りをしていた非効率な業務を改善することが可能だ。TCSでも『備品の貸出管理』のオリジナルアプリを作成し、活用している。「備品がない」などの管理部への問い合わせが減り、社内業務が改善された。

 さらにTCSでは、デスクネッツ ネオ導入のおかげでいろいろな改革にチャレンジできるようになったという。

「業務効率化によって、在宅勤務のトライアルも始められました。目的は、①仕事と育児・介護の両立支援、②長時間労働の抑制、③通勤時間削減による身体への負担軽減です。管理者がいないところでどこまで働けるのかという話になってくると思うのですが、デスクネッツ ネオのワークフローを使って作業予定などを届け出てもらい、そのデータをリアルタイムで管理しています。また、テレワーク終わりに報告をあげてもらうことで勤務状況を把握できています。システムを活用し、業務効率を高めることで、事業に貢献しながらも、公私ともに充実したライフスタイルを実現することが目標です」(彦坂氏)

 「デスクネッツ ネオ」は顧客満足度が4年連続でナンバーワンという実績(※)もある。「現場主義のグループウェア」として確固たる地位を確立しているデスクネッツ ネオは、現場だけでなく担当者目線からも働き方改革の一翼を担っている。

※日経コンピュータの「顧客満足度調査」グループウエア部門で4年連続1位を獲得。

「desknet’s NEO」が選ばれる3つのポイント

1. クラウド版で月額400円/1ユーザーと導入しやすい価格帯
2. 直観的で使いやすい操作性はじめてのユーザーでも簡単に使える
3. 情報共有と業務効率化を支える25個ものアプリケーションが利用可能

サービスお問い合わせ先情報

株式会社ネオジャパン【desknet's NEO】
電話番号   :045-640-5910
メールアドレス:neo@desknets.com
対応時間   :平日 9:00~12:00、13:00~18:00
ホームページ :https://www.desknets.com/

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