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コミュニケーションを一新する「ビジネスチャット」とは

2019.04.25

 今、メールに代わる新しいコミュニケーションツールとして、「ビジネスチャット」を導入する企業が増えてきている。従来のメールでのやり取りだと、スピーディーなコミュニケーションをとることが難しかったが、「ビジネスチャット」を導入することでそれが一気に解決される。また、社外とのやり取りだけでなく、社内の情報共有にも活用でき、業務効率化を推進する事も可能だ。

 今回はコミュニケーションの方法を一新する「ビジネスチャット」についてを解説していく。

メールに掛かる時間を大幅に削減

 従来のメールでのやり取りだと、まず『相手先の会社名』『相手の役職・名前』『「いつもお世話になっております。」などの枕詞』から始まり、ようやく用件が始まる。関係者へのCCや、ファイル添付漏れなど、メールでは多くの無駄が発生しており、生産性を落とす原因にもなっている。

 それらの無駄を一手に解決する新たなコミュニケーションツールがある。それが「ビジネスチャット」と呼ばれる、チャットを活用したコミュニケーションだ。

 ビジネスチャットであれば、いきなり用件から入ることができ、短い文章のやり取りでコミュニケーションを取ることが可能だ。加えて“グループチャット”というグループをつくることができ、CCの記載漏れなどを気にすることなく、関係者全員に向けて情報共有することができる。

 メールのやり取りと比べると、大幅に時間を削減できる。

容量が大きいファイルでも安全に送ることができる

 メールで容量が大きいファイルを送ろうとすると、ファイル添付ができなかったり、相手先のメールサーバーの環境によっては、メールがはじかれることも多々ある。また、ウイルスメールなどの迷惑メールが送られてくることもあり、うかうかとファイルのやり取りをすることもできない。

 そんなファイル添付問題も、ビジネスチャットツールを活用することで解決できる。容量が大きいファイルでもストレスなく遅れることができ(*1)、知らない人物から連絡がくることもない。

 また、誤って送ってしまったファイルやメッセージも、送った後に削除することもできる。全然関係のない人に、誤って重要なファイルを送ってしまった経験はないだろうか?メールでは取り消すことが出来ないが、ビジネスチャットならそれすらも可能なのだ。

 このように、利便性・セキュリティ面を比較しても、メールより優れていることが分かる。

注釈:(*1)製品によっては、大容量のファイルを送れないものもあります。

組織内のコミュニケーションも活性化。「働き方改革」の一役も担う。

 もちろん社外向けのコミュニケーションだけでなく、社内向けのコミュニケーションにも十分活用できる。まず、「お疲れ様です」などの枕詞や名前、件名を入力する必要がなく、スタンプ機能などを使えば、自分の感情を簡単に相手に伝えられる。また、部署ごと、プロジェクトごと、会社全体とグループを作れば、共有漏れもなくなり、社内でも円滑なコミュニケーションと情報共有をすることが可能だ。また、スマホアプリ(*2)を活用すれば、外出先からでも簡単に閲覧、返信ができる。

 この他にも、「Web会議機能」「タスク管理機能」に対応したビジネスチャットツールも存在しており、テレワークや業務効率化にも一役買うことができる。また、会議の議事録に活用することで、後々の読み返しにも最適だ。

※注釈:(*2)製品によっては、スマホアプリがないものもございます。

 現在ではビジネスチャットツールはかなりの種類が存在しており、機能や価格も様々だ。まずは自社の課題と照らしあわせ、どんな機能が必要なのかをチェックしてみるといいだろう。「オフィスのミカタ」でもビジネスチャットツールをいくつかピックアップしているので、ぜひ参考にしてほしい。