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知っておきたい「RPA」マニュアル!導入メリットや活用場面まとめ

2019.05.20

 「ルーティンの単純作業に時間を取られている」「簡単な作業だけど、人的ミスがなかなかなくならない」

 このように悩んでいるのなら、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の導入を検討してはいかがだろうか?単純作業をシステムが自動化してくれるため、定型業務をこなす担当者の悩みを解決してくれる可能性が高い。

 今回は、RPAの概要や導入メリット、具体的な活用場面について紹介していく。

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは?

 RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、ホワイトカラーの定型業務を自動化してくれるテクノロジーのこと。ルールに則って繰り返される単純作業を、パソコンに備えたロボットが代行してくれる。例えば、Excelにデータを入力したり、集まったデータを管理したり。

 人間の作業をそのまま行ってくれるため、労働者に例えて、ロボットのことを「デジタルレイバー・デジタルワーカー(仮想知的労働者)」と呼ぶ場合もある。

 そんなRPAは、2016年頃から普及し始め、2017年には人気に大きく火がついた。労働生産性の向上を掲げる働き方改革や、少子高齢化による労働力人口減少の流れも、RPAが要因のひとつだと考えられる。

RPAとAIの違いは、単純作業か、ビッグデータの分析か

 RPAは、AI(人工知能)と混同して考えられることがよくある。「人間の作業を機械が自動化してくれるから、RPAとAIは同じではないのか」と言われるが、厳密には違う。

 RPAの特徴として挙げられるのは、ルールに則って展開される単純作業を、繰り返し行うこと。一方、AIの特徴として挙げられるのは、ビッグデータから必要な情報を取り出し、分析して、そのデータを出力することなのだ。

 単純作業か、ビッグデータの分析か。これが、RPAとAIの違いである。

大きく3段階に分かれている

 繰り返しの単純作業を代行してくれる、RPA。先ほどRPAとAIは厳密には違うと記載したが、広い範囲で見てみると、同じRPAとして括られることがある。

 そんなAIも含んだ広い意味でのRPAは、主に「RPA」「EPA」「CA」の3つの段階に分けられる。第2段階、第3段階になるにつれ、できることが高度化していく。それでは、第1段階から第3段階まで、詳しい内容を見ていこう。

・第1段階「RPA」
 本記事で詳しく説明している「RPA」は、第1段階のもの。先述した通り、同じルールに則って展開される単純作業を、自動化して繰り返し行ってくれる。

 人間が単純作業を行うと、いくらベテランだとしても、ヒューマンエラーが発生してしまう恐れがある。しかし、RPAを活用すれば、ヒューマンエラーを防げるうえ、業務のスピードアップや人件費の削減も可能だ。RPAのメリットについては、後ほど詳細を解説していく。

・第2段階「EPA」
 第2段階に位置する「EPA(エンハンスド・プロセス・オートメーション)」は、ビッグデータを分析し、その分析した結果をデータとして出力してくれる。ビッグデータを扱うため、AIに括られる分野だ。

 自社で集めた顧客のビッグデータをもとにして、顧客の特徴や購入商品の傾向などを分析する、といった作業も可能だ。

・第3段階「CA」
 第3段階に位置する「CA(コグニティブ・オートメーション)」は、第2段階のEPAに比べ、より柔軟な選択ができる。ビッグデータから分析した結果をもとにし、最適な行動をシステム自身が選べるようになるのだ。

 例えば、ビッグデータから分析した顧客データをもとにして、顧客に対しての最適なアクションを決められる。「営業担当から直接連絡を入れるべきか」「まずは資料を送付したほうがいいのか」などのアクションを、システムが判断していく。第2段階と同様、第3段階のCAもAIに括られる分野である。

RPAを導入するメリット

 「RPAの概要は理解したが、導入によってどんな結果が得られるのか、いまいち想像つかない」と感じる方もいるだろう。RPAはブームのなかにいるものの、まだ当たり前になっていないため、イメージが掴めないと悩む方もいるはずだ。

 そこで、RPAを導入するメリットについて解説していく。

ヒューマンエラーの削減

 まず、RPAを導入するメリットとして挙げられるのが、ヒューマンエラーの削減だ。人間の手で作業すると、どんなに手慣れた担当者であっても、ヒューマンエラーを起こす可能性が捨てきれない。新人であれば、さらにミスしてしまう確率はアップする。

 ヒューマンエラーの発生を防ぐべく、別の担当者が二重で確認するにしても、人間が作業をしている限り、完全にミスをなくすことはできない。そもそも、ルーティンワークにおけるミス発生防止のため、多くのリソースを費やすのは、企業にとってあまり現実的ではないだろう。なぜなら、その分人件費も多くかかってしまうから。

 そこでRPAを導入することで、人手を増やすよりも効率的に、ミスのない作業を進められるのだ。システムにルールを組み込むことで、ルールから外れるイレギュラーなパターンがない限り、システムがミスをすることはない。人間よりも確実に、正確な仕事をこなしてくれる。

 小さなミスでも積み重ねてしまうと、顧客からの信頼を失いかねない。RPAは、信頼をコツコツと貯めて企業を発展させるのに、一役買ってくれるといえる。

人件費の削減

 人件費の削減も、RPAを導入するメリットとして挙げられる。RPAはこれまで人間が行っていた単純作業を代行してくれるため、その分人員をカットできるのだ。RPAは、人件費の10分の1から3分の1の値段で、導入できるといわれている。

 人件費は、企業にとって必要経費。さまざまな必要経費があるなかでも、人件費は大きな割合を占めている。そんな人件費を削減できると、新規事業への投資など、企業は別の部分に資金をまわせるようになる。

 また、作業に取り組む人を減らせるということは、人手不足も解消できるということ。求人媒体に出稿し、応募者と連絡を取り、面接をし、採用を検討し……と、人を採用するのは容易ではない。RPAであれば、採用活動に時間を費やさなくても、人手不足をシステムがまかなってくれるのだ。

企業の稼働時間の増加

 RPAを導入するメリットとして、企業の稼働時間の増加も挙げられる。RPAは人間ではなくシステムのため、24時間365日ずっと対応していられる。そのため、担当者が休みであっても、RPAの作業範囲であればフル稼働し続けられるのだ。

 例えば、採用業務において、応募者をリスト化してExcelで管理していた場合。休み明けは、休み中に対応できない分、多くのエントリー連絡が届いていることがある。すると、人事担当者は、休み明けの午前中をフルで使ってリスト作成をする、なんてことも。

 しかし、RPAを導入していれば、人事担当者が休みのあいだに、システムがリスト作成を済ませておいてくれる。その結果、人事担当者は休み明けに良いスタートダッシュが切れて、本来自分がやるべき業務に集中して取り組めるのだ。

作業のスピードアップ

 作業のスピードアップも、RPAを導入するメリットのひとつ。どんなに効率化しても、人間が単純作業をこなすスピードには限界がある。どんなにベテランの人でも、システムにスピードで勝つことは適わないのだ。

 作業内容やシステムにもよるが、RPAは人間が作業するよりも約3倍の速度で、パソコンの処理をしてくれるといわれる。つまり、人間がどんなに頑張って8時間まるまる働いたとしても、RPAは同じ8時間で人間の24時間分の作業をこなす。

 1日単位で見れば24時間−8時間=16時間の違いだが、1週間、1カ月、1年と積み上がっていくと、その差は膨大なものになる。差がどんどん開いていく前に、早めにRPAを導入したほうが賢明だろう。

どんな場面でRPAを活用できるのか?

 ルール化された単純作業を、繰り返しこなしていけるRPAは、さまざまな場面で活用できる。単純作業の自動化を望んでいる方は、ご自身の業界・業種でも活用できるのか、気になるところではないだろうか。

 そこで、業種編と業界編に分け、RPAがどんな場面で活用できるのかを解説していく。

RPAの活用例(業種編)

・経理や総務
 毎月の請求書作成業務や、届いた請求書を処理する業務などで活用可能。買掛金の仕分けをしたり、社員のデータ管理をしたりなど、幅広く活用できる。

・人事
 応募者のデータ管理や、人事査定の入力などで活用可能。ほかにも、社員から挙がってきた有給休暇の申請を管理するなど、さまざまな業務で活用できる。

RPAの活用例(業界編)

・小売業界
 店舗やネットショップの商品在庫状況を管理したり、商品の受注情報を管理したり。問い合わせメールや問い合わせ電話の管理もできる。

・通信業界
 競合企業の価格状況を抜き出してまとめたり、顧客情報を管理したり。顧客データをまとめたシステムの情報バックアップをすることも可能だ。

・金融業界
 ローン審査の状況をまとめて管理したり、今まで届いたクレームの情報を照らし合わせたり。新規で口座開設をした顧客に絞り、データを作成することも可能だ。

RPAによってもたらされる未来

 RPAは、ホワイトカラーの定型業務を自動化してくれるテクノロジーだ。2017年から一気に拡大し、現在も市場が伸び続けていることを考えると、それほど定型業務を自動化するニーズは高いことがうかがえる。

 国立社会保障・人口問題研究所の調査(外部リンク:http://www.ipss.go.jp/syoushika/tohkei/newest04/con2h.html)によると、2013年には8,000万人だった労働人口が、2027年には7,000万人、2051年には5,000万人にまで減少するとの予想だ。労働人口が減っていくため、今後もRPAの普及は進んでいくだろう。

 そんななか、日々RPAの技術は発展し続けていて、システムの精度は高まる一方だ。「大きく3段階に分かれている」の章で、RPAには3つの段階があるとお伝えした。現在は第1段階の導入が進んでおり、最先端の企業に関しては第2段階・第3段階にも入り始めている。

 今後は、大企業だけでなく中小企業にも、第2段階・第3段階のRPAが導入されていくだろう。そして、RPAといったロボットも企業に欠かせない労働者となり、ロボットと人間が共存しながら企業を発展させていく未来が想像できる。

実際に自社でRPAを導入するには

 まずは自社で定型化されてる単純業務や、その中でヒューマンエラーを起こしている業務などを洗い出すところから始まる。洗い出した業務の中からRPA化する業務を決め、導入・運用をしていく。

 会社内でRPA導入のプロジェクトチームを作るのも非常に有効な手段だ。業務全体を把握しているベテランや、ITに強い人材などをプロジェクトメンバーに入れると良いだろう。

 また、効率的にRPA導入を進めていくには、「RPA導入支援」を行っている会社に導入支援を依頼するのが一番の近道だ。オフィスのミカタでは、「RPA導入支援」のセミナーの紹介やお役立ち資料の配布を無料で行っているので、ぜひ参考までに見てほしい。

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 日々のルーティン作業に時間を取られていたり、単純作業でのミスが無くならない場合は、RPA導入に取り組む価値は十分にあると言えるだろう。