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働きがいを向上させるHRtech特集Vol.1 WEB会議の活用方法とおすすめサービス10選【比較表あり】

2020.05.14

 働き方改革の推進によるテレワークの普及や企業のBCP対策として、Web会議ツールの需要が高まっている。Web会議ツールを導入する際、「企業として得られるメリットや活用方法を知りたい」「さまざまなサービスの中から、自社に合ったサービスを選びたい」と考える担当者も多いのではないだろうか。

 今回は「働きがいを向上させる」をテーマに、今さまざまな面から話題となっている「Web会議ツール」に焦点を当て紹介する。導入により得られるメリットや各サービスの比較を参考にしながら、自社に最適なサービスを検討して欲しい。

目次

●Web会議ツール普及の背景
●Web会議ツールを利用するメリット
●Web会議ツールの活用方法
●おすすめWeb会議サービス
●まとめ

Web会議ツール普及の背景

 現在多くの企業から注目を集めるWeb会議ツールだが、まずは普及の背景にある事情を確認しておこう。

働き方改革の推進
 2019年4月から順次施行されている「働き方改革関連法」により、企業がそれぞれに新しい働き方を模索している。それに伴い、時間や場所にとらわれずに柔軟な働き方を可能とする「サテライトオフィス勤務」や「在宅勤務」「モバイルワーク」などのテレワークの普及、またシェアオフィスやコワーキングスペースの増加も進んでいる。これが背景となり、従業員同士のコミュニケーション機会を目的とし、Web会議ツールを導入する企業も増えているようだ。

企業のBCP対策
 地震や台風などの自然災害が毎年のように起こる中、予測不可能な緊急トラブルに見舞われた際に、企業運営をストップさせないためにも注目を集めている。通信インフラの整備により、いつでも・どこでも業務が遂行できる仕組みを構築することは、業務停滞による顧客の損失や企業の信頼性低下に対するリスクヘッジにもなる。
 また世界的脅威となった新型コロナウイルス感染症対策の一つとしてテレワーク化が進む中でもWeb会議ツールの需要が急速に高まっている。これらの予測できない感染症への対策もBCP対策の一環と言えるだろう。

Web会議ツールを利用するメリット

 さまざまな背景から導入が検討されるWeb会議ツールだが、利用することで得られるメリットも多い。ここでは、どのようなメリットがあるのか見ていく。

どこでもコミュニケーションがとれる
 PCやタブレット端末、スマートフォンなどのデバイスがあれば、どこにいても瞬時にやり取りが可能となる手軽さが、Web会議ツール最大のメリットだ。多くの企業が働き方の多様化に対応するため、複数の空間でのリアルタイムかつスムーズなやり取りや情報共有を重要視している。業務を進めるにはもちろん、離れた場所で働く従業員同士のコミュニケーションツールとしても有効だ。

時間とコストの削減
 従来、参加者が一箇所に集まって行われてきた会議は、「使用する会議室」という空間と「会議室まで移動する時間」というリソースやコストをかけて行われていた。一方Web会議ツールを利用すれば、オフィスの一角や自宅が会議室となり、移動時間などの手間や移動コストの削減が可能だ。移動にかけていた時間を本来の業務に充てることができれば、生産性も向上するだろう。

会議後の振り返りや確認が可能
 Web会議ツールには、録画できる機能もある。この機能を議事録として使えば、会議を欠席した人がいる場合も後日会議の内容を確認することができる。テキストのみの議事録を見返すのと比べ、映像として見られることで、その場の雰囲気までも詳細に知ることが可能だ。欠席者への共有時間の削減にもなるため、結果的にプロジェクト進行などの効率化も期待できそうだ。

Web会議ツールの活用方法

 「いつでも」「どこでも」リアルタイムでのやり取りが可能なWeb会議ツールは、どのようなシーンで使うことができるのだろうか。業務の中で最大限に活用する方法を押さえておこう。

社内ミーティング
 Web会議ツールを頻回に使うシーンとして、社内のミーティングが挙げられる。遠隔で業務にあたるテレワークだけでなく、ミーティング参加者が社内の別部署にいる場合でも、Web会議ツールを使用することで気軽にコンタクトが取れるだろう。また、社内コミュニケーションの一つとして、Web会議ツールを活用することもできる。特にテレワークでの勤務中は、お互いの顔を見ながら話すことで、孤独感の緩和が期待できるだろう。その他、1on1などの社内面談から、本社と支社間でのミーティングでの活用も可能だ。

社外との商談や打ち合わせ
 Web会議ツールは、対社外向けにも活用可能だ。クライアントとの商談や打ち合わせなどをオンライン化することで、一同に会する時間やコストが削減できるため、双方のメリットにもなるだろう。例えば、朝打ち合わせした内容を一旦社内に持ち帰り、昼をまたいで午後に再度打ち合わせることも容易になる。コストや開催に向けた労力も少ないため、同日複数回打ち合わせを実施することのハードルも下がりそうだ。

セミナーや説明会
 比較的小規模で行われるミーティングや打ち合わせ以外に、Web会議ツールを利用した各種セミナーや説明会の実施も可能だ。「遠隔にいると出席が難しい」「他の予定がありその時間に間に合わない」といった、集約型のセミナー特有の壁をオンライン化によって無くすことができる。従来より幅広い層に対して、自社を宣伝することも可能となるだろう。

採用面接
 また採用面接時の活用もおすすめだ。採用面接をオンライン化することで、新幹線や飛行機での移動が必要な人も応募しやすくなるため、より幅広い層からの採用が可能となる。現在の勤務先での業務と転職活動を同時進行する場合も、選考日程の都合がつけやすくなり、応募までのハードルも下がるだろう。

おすすめWeb会議サービス

 導入することでさまざまなメリットが得られ、活用場面も多岐にわたるWeb会議ツール。ここでは、各種サービスの特徴を紹介していく。導入の際は、導入費や運用コストだけでなく、利用したい機能の有無や、使いやすさといったさまざまな面から比較し、自社に合ったサービスを選んで欲しい。

<ms teams>
 チーム内のチャット機能をベースとして、Web会議機能とOffice365の各種サービスと連携することで、必要な情報にすばやくアクセスできることが可能。Office365を導入している企業にとっては、導入しやすいツールの一つだろう。

<bluejeans>
 個人や企業単位でIDを取得すると、ID毎に仮想会議室が持てる。150拠点までの同時接続に対応しているため、1対1の小規模なミーティングから大規模カンファレンスまでサポート可能だ。また、互換性の高さも特徴で、PCやタブレットはもちろん、テレビ会議専用機のほか、Webブラウザからの参加もできる。

<zoom>
 URL取得後、指定したURLをクリックするだけで接続可能な手軽さと、通信データ量が少なく通話が安定していることが強み。100名までの同時接続に対応しており、画面シェアや録画機能を始め、ミーティング参加者を別々のセッションへ分割できるブレイクアウトルームや画面背景の設定など、等幅広い機能が魅力のサービスだ。

<webex>
 ソフトウェアのインストールは不要で、OSやデバイスも選ばない無料のWeb会議ツール。また、直感的に使いやすいUIを採用しているため、専門知識がなくてもすぐに操作可能なのが嬉しい。SaaS(Software as a Service)の形態で提供されているため、インターネットに接続できる環境さえあればすぐに利用可能だ。

<Googleハングアウト>
 テキストチャット、音声通話、ビデオ通話の3形態での利用ができる。Googleアカウントがあればすぐに使えるので、Google chrome等を使っていればインストールなしで即使用可能だ。同時に150名まで対応可能なテキストチャットも特徴の一つと言える。

<skype>
 ビデオ通話アプリの先駆的存在で、幅広い層に知名度が高いツールだ。同時に10名まで可能なビデオ通話や音声通話の他、有料だが国内外の固定電話への接続が可能なのは同サービスならではだ。ファイル送信機能で文章ファイルや写真などのやり取りも可能となっている。

<Fresh Voice>
 利用する際の選択肢が多く、自社のニーズに合わせてASP、オンプレミス、クラウド、レンタルから選択可能だ。また、サポート体制が充実しており、IT関連の知識が多くない企業でも導入しやすいのが嬉しい。地図機能の表示ができるため、どこにいるのか把握しやすく、勤怠管理としても使える。

<Chat Work>
 グループ内にいる時だけやり取りの閲覧が可能なグループ間チャット、ダイレクト(個人間)チャットなど、ビジネスチャットに特化したツール。タイムライン上にビデオ通話ボタンが搭載されているため、必要に応じてチャットとビデオ通話が即時選択可能だ。他にもタスクの作成や編集といったタスク管理機能、ファイル共有機能がある。

<LIve On>
 高画質、高音質でストレスフリーなWeb会議が叶う。300分まで録画可能な機能を搭載しているため、研修や議事録としての活用も期待できる。画面共有機能と、ExcelやWord、PDFなどの資料に参加者のポインタを表示させ、同時に書き込みが可能な機能も特徴的だ。

<sMeeting>
 ドコモの子会社がリリースするツールで、PCやタブレット、スマホなどマルチデバイスからの接続ができる。携帯電話会社ならではの高品質な音声で、遅延や中断もなく聞き取りやすいため、ストレスフリーな会議が実現できるだろう。 ホワイトボード機能や資料共有を始めとし、リモートコントロールや動画ファイル再生、会議招待機能も搭載している。

WEB会議ツール比較表

 

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まとめ

 働き方改革や感染症対策等さまざまなリスク面の対策を背景として、企業への導入が広がるWeb会議ツール。いつでも・どこでも直接やり取りができる気軽さで、活用場面も幅広いことが特徴だ。会議室への移動の手間も省けることで、企業にとっても生産性の向上や業務効率化も期待できる。さまざまなWeb会議ツールがあるため、導入の際は利用するシーンや運用コスト、セキュリティ面などを検討し、自社にあったサービスを選んでみてはどうだろうか。

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