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コスト削減や作業時間短縮だけじゃない。『FNX e-受信FAXサービス』によるFAX受注業務のデジタル化で、組織を活性化できた理由とは【顧客導入事例:アイホン株式会社】

2020.10.15
オフィスのミカタ編集部

 製造業や卸売業を中心に、受発注業務をFAXで行ってきた企業は少なくないだろう。しかし、近年ではその非効率性も認識され始めている。FAX受信するたびに自席とFAX機を往復し、毎日数千枚という書類を仕分けて管理・保管する作業は、業務スピードを低下させ、書類の誤送信や受信FAXの破損・紛失などのリスクも招く。さらに昨今のコロナ禍では、FAXを使う作業がテレワークの足かせになってしまっているケースもあるだろう。

 インターホン機器メーカーであるアイホン株式会社でも、このような課題の解決が急務となっていたという。そこで導入したのが、株式会社ネクスウェイが提供する『FNX e-受信FAXサービス』(以下、e受信)。専用のアダプタをFAX回線に接続することで、受信したFAXの閲覧・編集・返信までをWEBブラウザ上で行えるようになるクラウドサービスだ。この『e受信』の導入により、同社北関東支店ではFAXによる受注業務の完全デジタル化を実現。業務を大幅に効率化できただけでなく、業務体系や働き方、組織文化も大きく進化した。実際に『e受信』をどう活用して成果を上げたのか、同支店の業務課課長 東 憲孝氏、さいたま営業所 電設グループ グループ長 森井 敏行氏に話を聞いた。

<企業情報>
アイホン株式会社
愛知県名古屋市に本社を置く、住宅向けインターホン・ドアホン、オフィス・工場向け各種通話機器、医療・福祉施設向けナースコールなどの製造販売メーカー。北関東支店は、埼玉県、茨城県、栃木県、群馬県、新潟県、長野県をカバーする拠点となっている。同支店の全従業員数は45名で、約2/3が北関東支店に、約1/3が栃木県、新潟県、長野県の営業所に勤務。北関東支店の業務課に所属する内勤の社員と、各エリアの営業担当が連携を取りながら業務を遂行している。

年間2万4,000枚に及ぶFAX処理の効率化が課題に

 アイホン株式会社北関東支店では、2019年3月に『e受信』を導入。背景には、年間2万4,000件という受信FAXの処理に追われていた状況があった。同支店では注文の大半がFAX経由であることから、受信するFAXの約7割が受注関連だ。『e受信』導入前は、この膨大なFAXを業務課内の担当者6名で仕分け・管理。さらにそのうち2名の受注業務担当者は、FAXの内容を手入力で受発注システムに登録し、顧客に連絡事項を記載したFAXを返送する作業も行っていた。「紙のFAX処理作業に多くの無駄があることは認識していましたが、そもそもFAXをデジタル化するという発想がなく、どうしたものかと悩んでいました。受注~製品納入という一連の業務プロセスの最上流工程がアナログのままであるために、すでにデジタル化している下流の業務まで滞ってしまうことにもどかしさを感じていましたね。時には業務課内の数名がFAX機に張り付いていなければならないこともあり、他の業務工程にも支障が出ていました。また月末や年度末の繁忙期においては、お客様より頂くFAXも膨大な量となり、業務課メンバー達も『処理が滞ることで、お客様に御迷惑をお掛けしてはいないか』との不安もあり、常に慌しい状況でした」(東氏)
 
 そうした中、同社と付き合いのある販売代理店から『e受信』を紹介されたことをきっかけに、東氏はネクスウェイのハンズオンセミナーに参加。その場で直感的に『e受信』を導入したいと考えたという。「PCの画面上で、受信したFAXの閲覧・加工・返信までを行えることに衝撃を受けましたね。加えて、導入コストが低く、FAX回線単位で小規模に導入できる点や、クラウドサービスであるにもかかわらずFAX番号を変える必要がない点も魅力に感じました。ちょうど同じタイミングで本社でも『e受信』導入の検討が進められていたので、率先して手を挙げ、北関東支店でいち早く導入することになったんです」(東氏)

処理待ちFAXが常時ゼロに!定着サポートにも安心感

 東氏がメリットを感じている『e受信』の特長のひとつが、受発注に特化した多彩な機能だ。中でも、誤送信を抑制する仕様や、定型文や手書きの図形などを簡単に差し込める機能は、導入時から支店内で評価が高かったという。一方で、当初は作業工程が変わることに対し、担当者からは不安視する声もあったそうだ。そうした現場の意識が変わったのは、ネクスウェイのサポートによるところが大きかったという。「はじめは慣れないツールを使いこなせず、たびたびネクスウェイに問い合わせましたが、毎回非常に丁寧に対応いただきました。あるときにはネクスウェイのスタッフの方が北関東支店のオフィスまで足を運んでくださり、感銘を受けましたね。こうした手厚いサポートへの安心感から、『e受信』に対する担当者たちの意識も変わっていきました」(東氏)

 FAX処理の担当者たちはネクスウェイのスタッフとのやり取りを通じ、やがて自発的に『e受信』の活用方法を工夫するようになったという。例えば、担当者間で業務の引き継ぎがしやすいFAXのフォルダ分けや、受信FAXの検索性を向上させるためのキーワード設定の方法は、いずれも現場の業務課メンバーを中心に確立されたとか。「受信FAXの扱い方は企業によって大きく異なりますが、『e受信』は多様な現場の実態に合わせて柔軟に運用できる設計になっていると感じます。どのような現場でも定着しやすいツールだと思いますよ」(東氏)

 約1年半の運用の結果、受注FAXの処理にかかる作業時間は、受発注システムへの登録や顧客への返信も含めて、1件当たりわずか2~3分までに短縮。処理待ちのままになっている受信FAXは常時ゼロだという。さらに、クラウド上のFAXデータを担当者複数人で共有できることから作業の属人化も解消。「チームの連携も強化されました」と東氏は笑顔を見せる。

『e受信』を軸に、営業との連携強化やテレワークも実現

 その後、各営業所を含む北関東支店全体に『e受信』を展開。支店内の全従業員がログインIDを取得している。さらに最近では『e受信』を軸に、業務全体を体系化し直しているところだ。

 例えば、業務課と各営業所の営業担当との情報共有に『e受信』を活用している。「従来は、業務課のメンバーが手元のFAXを見ながら、外出中の営業担当と電話やメールでやり取りしていましたが、現在では営業担当もタブレット端末を通じて、出先から受信したFAXを閲覧できるようになりました。お客様対応のスピードも上がりましたし、帰社後の業務量も減りましたね」(森井氏)
 
 営業担当の業務を効率化するとともに、営業担当と業務課の連携も強化できている。「『e受信』が一種のコミュニケーションツールにもなっているんです。料金体系上、FAX受信数やログインID追加による課金がないため、こうした活用方法を気軽に試せるのもいいですね。単にFAXをデジタル化するだけではない、幅広い活用の可能性を感じています」(東氏)

 コロナ禍におけるテレワーク対応でも、クラウドサービスである『e受信』が真価を発揮した。「どこでもFAXの送受信ができるのはもちろん、『e受信』を軸に業務全体のペーパーレス化や標準化を進めていたこともあって、緊急事態宣言発令時にはスムーズにテレワークに移行できました。結果的に約2/3の社員がテレワークという環境で業務を行えた為、最終的にお客様に御迷惑をお掛けせずにすみました」(東氏)

 在宅でもオフィスと同じように受注業務を行えただけでなく、テレワーク中の人手不足を営業所間でカバーし合うこともできたそうだ。

企業の進化にIT化は不可欠。その第一歩にチャレンジして

 北関東支店での成果を受け、現在は全社的にも『e受信』の導入が進んでいる。その一環として、北関東支店の業務課の担当者が他の支店向けに『e受信』活用の説明会を実施することもあるそうだ。

 東氏は『e受信』の導入をきっかけに組織が活性化したことを強調する。「企業としての生産性向上とお客様の満足度向上を目指して業務効率化に取り組む機運が、支店内で一層高まっています。同時に、そのための仕組みづくりを従業員が主体的に実践する文化も形成されていますね」(東氏)

 業務のIT化は、コスト削減や作業時間短縮のためだけでなく、業務体系や組織の改革も含めた企業の“進化”のために不可欠になっている。最後に東氏は次のように語った。「従来のやり方にこだわっていては、企業は進化できません。変化にはチャレンジが伴いますが、その第一歩として『e受信』はハードルが低く、驚くほどの効果ももたらしてくれています。私たちと同じように業務効率化に悩む企業の方々にも、ぜひおすすめしたいですね」(東氏)