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プロジェクト管理とは?脱エクセルでスムーズな進行管理ができるおすすめツールも紹介

2021.10.15

今もなお収まる兆しのないコロナ禍。ステイホームが推奨され、それに伴う新しい働き方として、リモートワークが定着してきた。リモートワークによって「通勤時間が削減できた」「生産性が高まった」などというプラスの声も多く聞かれるが、一方で、社内コミュニケーションが激減していることも決して無視できないマイナスの影響だ。コミュニケーション不足によって起こる問題は様々だが、中でも、直接メンバーと話す機会がない中でプロジェクト管理をどう行っていくかという問題は特に難しい。その問題を最短で解決するための最善策こそが、プロジェクト管理ツールの導入である。
まだ導入していない企業はもちろん、既に導入済みだという企業も、今一度リモートワークに適したプロジェクト管理のあり方を考え直してみてはいかがだろうか。本記事では、代表的なプロジェクト管理ツールや、ツールを選ぶ際のポイントなどを詳しくご紹介していく。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理とは、プロジェクトを計画に沿って成功させるために、様々なリソースをコントロールしていくことである。まずは、プロジェクト管理自体の目的を確認しておこう。

目標達成の最大化
まず一つめの目的は、当たり前ではあるが、プロジェクトを最良の形で遂行するということである。適切なプロジェクト管理を行うことで、様々なムリ・無駄を削減でき、結果としてプロジェクト内容自体の質を高めることができる。最低限のコストで、最大限にハイパフォーマンスなプロジェクト遂行を可能とするのがプロジェクト管理なのだ。

スケジュール管理の効率化
プロジェクト管理を行うと、プロジェクトの全体図が誰にでも見やすくなるという利点もある。プロジェクトが現在どこまで進んでいるのかという進捗状況とともに、今動ける人材などのリソースも可視化し、状況に応じて効率的なスケジュール管理を行うことが、プロジェクト成功の鍵を握るのだ。

オペレーションの最適化
当然、ひとつのプロジェクトに割くことのできるリソース、いわゆる「ヒト・モノ・カネ」は限られている。それぞれのリソースがどれだけ残っているのか、随時状況を確認することで、柔軟なオペレーション管理が可能となる。特にメンバー間で業務の負担に差があると、プロジェクト進行自体に無理が出てくることもあるため、最適なオペレーション管理もプロジェクトの成功に欠かせない要素といえる。

主要プロジェクト管理ツール

そこで、適切なプロジェクト管理の強い味方となってくれるのが、「プロジェクト管理ツール」だ。主要なツールを、それぞれの特長を比べながらご紹介しよう。

❖ Trello
Googleをはじめ世界中で100万以上の企業に導入されているツールが「Trello」。とにかく見やすくシンプルな作りで、誰にでも使いやすいツールだ。このツールでは、タスクごとに進捗を管理するカンバン形式を採用している。Slackとの連携も可能で、タスクの期限などを知らせてくれる機能もある。基本的な機能だけなら、無料プランでも十分利用できる上、クラウド型なので手軽に導入できるのも魅力的だ。
(「Trello」の資料はこちら

❖ Backlog
「Backlog」も直感的な操作性に定評のあるクラウド型ツールだ。従来のカンバン形式に加え、全体のスケジュールを一目で確認できるガントチャート機能もあり、長期的なプロジェクトの管理に適している。「誰がいつ、何をしたのか」というタスクのログがひとつのツール上で把握できるため、役割分担の明確化にも一役買ってくれるだろう。料金は機能や利用可能なユーザー数に合わせて月2,640円〜55,000円までと幅広いが、すべてのプランを30日間無料で試すことができる。
(「Backlog」の資料はこちら

❖ Asana
「Asana」は、カンバン形式、チェックリスト形式、カレンダー形式での各種表示をはじめ、内部チャットツールまで備えた多機能性が特長だ。基本プランでは15人まで無料で使用可能なので、少数精鋭のチームには取り入れやすいだろう。こちらもクラウド型を採用しており、導入の手間がほとんどかからない。有料プランは1ユーザーにつき月1200円からの利用になるため、チームの人数によっては導入費用がかさむ可能性もあるが、こちらも無料トライアルが可能なので、まずは使用感を試してみたい。
(「 Asana」の資料はこちら

❖ Wrike
クラウド型のツール「Wrike(ライク)」でも、一般的なカンバン形式でのタスク管理やガントチャート表示が可能。さらにこちらのツールは外部連携の方法が豊富で、Slackはもちろん、Google Driveなどのクラウドストレージとの連携も簡単だ。これらの基本的機能が、ユーザー数無制限の無料プランで使用できるのもうれしいポイント。有料プランはユーザー数や機能に応じて幅広いため、まずは問い合わせてみるといいだろう。もちろんこちらも、各種無料トライアルが用意されている。
(「Wrike」の資料はこちら

❖ kintone
「kintone(キントーン)」の最大の特長は、自社の要望に合わせたカスタマイズのしやすさだ。勤怠管理や議事録などのアプリを自分たちでシステム上に構築することができるため、必要な機能を必要なだけ追加していくことができる。もちろん、他のプロジェクト管理システムに装備されているカンバン形式でのタスク管理やガントチャートも作成が可能。クラウド型ツールなので導入自体はすぐにでもできるが、各種機能を使用するにはアプリの構築から始める必要があるので注意が必要だ。無料プランはないが、有料プランは1ユーザーあたり780円からと安めに設定されている。お試し期間で自社との親和性を確認してみるといいだろう。
(「kintone」の資料はこちら

❖ Redmine
エンジニアの現場などで多く使われている「Redmine(レッドマイン)」は、オンプレミス型のソフトだ。自社でサーバを用意する必要があるため、その分初期費用はかかってしまうが、ソフトウェア自体はオープンソースであり、誰でも無料でインストールができる。システムの構築や運用には多少IT知識がないと難しいため、導入のハードルは高い。しかし、内容は非常に汎用性が高く、通常のタスク管理のほかにプロジェクトの中身について変更履歴を残すこともできる。また、Wiki機能があり、業務に関するマニュアルも編集が可能だ。導入環境が整えられるなら、おすすめのツールだといえる。クラウド型の「My Redmine」というサービスもあり、こちらは無料トライアルがあるため、使用感を確認したい場合は試してみるといいだろう。
(「Redmine」の資料はこちら

プロジェクト管理における対象

プロジェクト管理と一口に言っても、管理すべきものは多岐にわたる。世界的なプロジェクト管理のガイド「PMBOK(ピンボック)」から、主要な項目を5つピックアップしてご紹介しよう。

●リスク管理
プロジェクト全体で起こりうるリスクは想定できない不確実な事象も多く、すべてのリスクを排除することはほぼ不可能だといっていいだろう。そこでプロジェクト管理で行うべきなのは、リスクの排除ではなく、リスクのコントロールである。それには、まず起こりうるリスクをできる限り洗い出す作業が必要だ。それに沿ってリスクのリストを作成し、それぞれの対応をしっかり準備しておく。この一手間で、プロジェクト管理の基盤をしっかりと補強することができるのだ。実際にプロジェクトが始まったら、随時リスク分析を行い、有事には柔軟に対応を取っていくこととなる。それでも、突発的なリスクが発生してしまうこともある。そのようなときのために、プロジェクトの進捗と人的リソースの状況をしっかり把握しておき、優先順位をつけて現場をコントロールできる体制を整えておくこともまた重要だ。

●スコープ管理
スコープとはすなわち、「実際にやるべき作業」のこと。プロジェクトに必要な工程を洗い出し、やるべきタスクを細分化して明確に管理していく作業がスコープ管理だ。作業内容や各担当者などの詳細が決まったら、プロジェクトメンバーにしっかり共有をしておくことがスコープ管理の要となる。仕事の全体像が前もって共有できていれば、メンバー各自のやるべき作業やその期日が格段にわかりやすくなるからだ。スコープ管理を適切に行うことで、チームメンバーそれぞれが効率的に仕事を回していけるだけでなく、チーム全体のモチベーションアップにもつながる。

●スケジュール管理
やるべきことの工程が明確になったら、納期から逆算してスケジュールを決めていく。それぞれタスクごとに、かかる時間や必要なフローが変わってくるため、綿密に優先順位を考えながら、スケジュールを組み立てていくことが大切だ。スケジュールが決まったら、進捗報告のルールをあらかじめ定めておくのもポイント。プロジェクト管理ツールを導入するなら、終わり次第ツール上で報告するなど、プロジェクトが走り出した後の進捗管理にこそ力を入れたい。また、各人の稼働状況を正確に把握しておくことで、スケジュールにイレギュラーが発生した際にも柔軟に対応することができるので、こちらも必ずおさえておこう。

●ステークホルダー管理
ステークホルダーとは、日本語でいう「利害関係者」のことだ。プロジェクト管理におけるステークホルダーとはすなわち、「プロジェクトに関わっている人全員」のことを指す。その中には、従業員はもちろん、外注先や顧客も含まれる。そうした人たちとの関係性をいい状態に保つことがステークホルダー管理なのだ。まずはステークホルダーをリストアップし、それぞれの役割を分担していく。特に、プロジェクトの決定権をもつ責任者は誰なのかを明確にしておくと、その後のプロジェクト進行がスムーズに行えるだろう。その次に、意思決定や業務の進め方などプロセス面でのルールを作成し、合意を取る。ここまでが、プロジェクト開始前にやっておくべきことだ。プロジェクト開始後に重要となってくるのが、最初に決めた役割分担やルールが守られているか、随時チェックを怠らないことだ。個々のステークホルダーが計画どおりにきちんと動くことがプロジェクト成功の秘訣だといえる。

●コミュニケーション管理
軽視してしまいがちだが、実は一番重要なのがコミュニケーション管理。コミュニケーションといっても、プロジェクト管理においては、なんとなくのやりとりでは成功にはつながらない。まず、コミュニケーションの取り方を細かく定めた計画書を作ろう。連絡に使用するツールを明確にすることはもちろん、それぞれのメンバーがやりとりすべき相手をあらかじめ決めておく。また、進行中はコミュニケーションが錯綜する可能性も考えられるため、連絡の優先順位も定めておくといい。また、各ステークホルダーがどのようなコミュニケーションを求めるているのかという情報も重要だ。コミュニケーションによるストレスがなるべく少なくなるよう、各人にしっかりヒアリングしておこう。最初にルールを決めておくと、後から大事なメッセージを見落とすなどの混乱をまねくことがないため、結果的に楽になる。プロジェクトが動き出したら、ルール通りにコミュニケーションが行われているかを監視し、プロジェクト内に不満を持っている人がいないかなど、フォローも忘れずに行おう。

プロジェクト管理の流れ

それでは、具体的にプロジェクトを動かしていく際は、どのような手順を踏んでいくべきなのだろうか。4つのステップに分けて、その流れを見ていく。

▼ 目的・目標の確認 ▼
まず初めにすべきことは、プロジェクト全体としての目的・目標を明確にすることだ。できれば、明確な数値で目標を設定しておくと、振り返りの際に助けになるだろう。このとき、プロジェクト管理者だけで完結するのではなく、メンバー全員と必ず目標を共有することが重要だ。チーム全体としてゴールの共通認識を持っておくことで、モチベーションも上がり、各自が自然とタスクに優先順位をつけて適切な判断の元に動くことができる。

▼ タスクの洗い出し ▼
プロジェクト全体の目標が決まったら、それを達成するために必要となる細かいタスクを徹底的に洗い出していく。ここで抜けや漏れがあると、スケジュール全体が狂ってしまうため、しっかり必要なタスクをリストアップして、綿密にスケジュールを組み立てよう。やるべきタスクが決まったら、担当者を割り振るのも大事なステップだ。各メンバーの特性や業務の繁忙度などを十分考慮して割り振っていく。この時点で、それぞれのタスクごとに細かく期限を設定しておくのも忘れないようにしたい。

▼ 進捗の把握 ▼
割り振ったタスクを進めていく中で、しっかり期限を守って優良に進行できているかという現状も常に把握しておく必要がある。絶対に外せないマイルストーンを設定しておき、大幅に遅れるようなことがあれば現状のリソースを再度確認しなおそう。人的リソースを適宜把握できていれば、必要に応じてタスクを別のメンバーに割り振る、あるいは新たな人員を投入するなど、進捗の調整もしやすくなるだろう。

▼ 品質のPDCA ▼
プロジェクトを完遂したら、そこで終わりではない。最初に設定したプロジェクトの目的・目標を十二分に達成できていたのか、細かい部分まで突き詰めて振り返りを行う。目標としていた数値に達しているか、できていなかったとしたらどの点に問題があり、今後どのように改善していくべきかということを、プロジェクトが終わってからすぐに行うことが重要だ。チームのモチベーションを高い状態で保ったまま、次に活かせる知見を効果的に共有することができる。

プロジェクト管理ツールの選び方

ここまで述べてきたように、プロジェクト管理業務でやるべきタスクは膨大だ。業務を効率的に進めるためにも、自社に最適なプロジェクト管理ツールの選び方にはこだわりたいところ。以下に5つのポイントをまとめたので、参考にしてほしい。

① 製品の設計思想と目的が合致しているか
「とにかくシンプルな見た目に」「コミュニケーションも大事にしたい」など、サービスごとに設計思想がまったく異なる。選ぶ際に一番大切なのは、製品の理念にプロジェクトの目的がマッチしているかということだ。自社でやりたいことと、ツールの中でやれることのバランスを考えて選ぼう。

② クラウドかオンプレミスか
プロジェクト管理ツールには、クラウド型とオンプレミス型が存在する。オンプレミス型の場合は、自社でサーバを用意し、セキュリティ管理も自社で行う必要がある。ただ、自社サーバのセキュリティさえしっかりしていれば情報漏えいの可能性はほとんどないため、安心だといえる。欠点は、サーバ購入などの初期費用や保守費用がかかることだ。対してクラウド型は、オンライン上ですべて管理ができるため、自社にサーバを構築する必要がない。昨今のクラウドサービスは、高度なセキュリティを導入しているものが多いので、費用対効果を考えて決めていきたい。

③ 関係者の誰でも使える操作性が担保されているか
プロジェクトメンバー全員が使うことになるため、操作性の良さはしっかり確認しておきたいポイントだ。ツールの使用自体に手間がかかるとなると、そのレクチャーなどで余計な業務が増えてしまう。メンバーそれぞれのITリテラシーには個人差があるので、本当に誰でも簡単に使えるのか、操作性もトライアルなどで確認しておこう。

④ セキュリティ要件を満たしているか
1つのツールに情報を集約するとなると、万が一情報漏えいが起きた場合のリスクも高くなる。自社の情報だけでなく、取引先の情報や、個人情報などの機密情報も含まれていた場合には、重大な問題になりかねない。そのようなリスクを避けるためには、セキュリティの強化に力を入れているツールを見極めて選ぶことが肝要である。

⑤ 導入コストは最適か
いくらいいサービスでも、予算に会わなければ現実的に導入は不可能だ。導入する際の初期費用だけでなく、月々の支払い額も考慮にいれなければならない。しっかり費用に見合った効果があるのか、導入によって得られる効果を検証して、自社にとってコストパフォーマンスに優れたサービスを取り入れよう。

まとめ

急速なリモートワーク化により、プロジェクト管理はどんどん複雑かつ煩雑になっている。しかし、そんな今だからこそ、ツールを賢く取り入れて、今まで以上にプロジェクト管理を楽にわかりやすく改革していくチャンスだともいえる。様々なツールがあるので、どれを選ぶべきかが悩みどころだが、本記事で紹介した選び方のポイントを参考に、検討を進めてみてはいかがだろうか。コストやセキュリティの問題もあるが、プロジェクトメンバー全員が使うことを考えると、誰でも簡単に使えるかというポイントは特に外せない。多くのツールでは無料トライアルができるため、プロジェクト管理担当者だけではなく、メンバー全員で使用感を試して、最適なツールを見極めてほしい。

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