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AI OCRシステムで手書きデータをデジタル化。業務フローを効率化するおすすめツールを紹介

2021.10.02

様々な分野で業務のIT化が進み、それに伴い需要が増えている「AI OCR」。AI OCRとは、AI=人工知能を駆使して、OCR=工学的文字認識を行うもの。つまり、手書きの文字を読みとって、コンピュータが利用できるデジタルテキストデータへと変換するという画期的な技術なのだ。2000年代以前から存在したOCR技術に、近年めざましい進化を遂げているAI技術を掛け合わせることで、より高い精度で紙媒体に記載された文字を読み取ることができるようになった。例えば手書きのアンケートの集計など、人間の手で入力すると膨大な時間がかかる作業でも、AI OCRを活用すれば大幅な業務効率化が可能となる。ただし、それぞれのツールごとに得意・不得意があるため、導入する際には使いたい業務に合わせて選んでいく必要がある。本記事では、用途別におすすめのツールと、選定するポイントを解説しよう。

手書きの文字の認識に強みを持つおすすめAI OCRツール

アンケート集計や手書きの申込書の処理など、手書き文書のデータ入力業務が多い場合におすすめなのが以下の2つだ。

❖ Tegaki
最先端の人口知能研究・開発を行なっているCogent Labsが提供しているサービスが「Tegaki」だ。AIに関する深い知見を生かし、癖が強かったりかすれていたりと、従来の技術では読み取りが難しいとされていた手書き文字までも高い精度で読み取ってくれる。文書の読み込みからテキストデータとしての取得まで、すべてwebブラウザ上で完結でき、誰でも簡単に使えるという操作性の高さも魅力だ。オプションサービスの「Seisho」を導入すると、読み取りエリアの自動判別といったさらに便利な機能が使えるだけでなく、読み込んだデータのセキュリティも大幅に向上するので併せてチェックしたい。
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❖ DEEP READ
「DEEP READ」も、高度なAI技術と膨大なテストデータから、かなり高い水準での手書き文字の読み取りが可能なサービスだ。金融業界や学校法人、官公庁など、様々な業種で導入されており、業務削減に貢献し高い評価を得ている。様々なフォーマットに対応可能なカスタマイズ機能や、読み取ったデータを自動で分類しcsvとして出力するオプション機能もつけられる。求めるセキュリティ水準に合わせて、オンプレミス型とクラウド型から選べるため、セキュリティ面でも安心だ。
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印字された文字の認識に強みを持つおすすめAI OCRツール

紙ベースでの請求書・納品書の読み込みなど、印字された文字をデータ入力する業務に活用したいのが以下3つのツールだ。それぞれ特長を見ていこう。

❖ RICOH Cloud OCR
請求書のデータ化など、経理の負担削減において強い味方となるのが「RICOH Cloud OCR」。取引先によって請求書や納品書の形式が違っても、スキャンするだけでAIが自動で項目を抽出して正しくデータを読み取ってくれる。読み込んだデータはオンライン上で見られるため、リモート化が難しい経理業務もテレワークに移行できる可能性がある。また、大手企業が提供するサービスとあって、サポート体制もしっかりしている。導入コストが抑えられるクラウド型ツールなので、気軽に使い始められるのもうれしい。
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❖ AIスキャンロボ
「AIスキャンロボ」は、独自のAI技術を搭載しており、高精度の文字認識率を誇るツールだ。紙媒体に印刷された文書をスキャンすると、自動でその内容をcsv化し、経理システムなど既存のシステムへの登録まで行ってくれる。複数段にわたって明細が記載されているような複雑な帳票でも、高度なディープラーニングによって正確に内容を読み取れるのが強みだ。日・英・中・韓・泰と5ヵ国語に対応しているため、海外企業とのやりとりでも活躍するだろう。
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❖ スマートOCR
数多くの官公庁で導入されている「スマートOCR」は、読み取り精度はもちろんのこと、データ抽出の精度においても信頼がおけるツールである。3種類ものデータ抽出エンジンを搭載しており、どんな書式の文書でも、自動で項目分けしてシンプルなデータとして見やすく管理することが可能だ。使いやすさにもこだわっており、スマホで撮った写真をアプリにアップロードしてPCから確認することもできる。オンプレミス型であることに加え、2段階認証やIPアドレス制限などの機能も備えているため、セキュリティ面を重視する企業にもぴったりだ。
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画像の文字の認識もできるおすすめAI OCRツール

スキャンしてPDF化した文書データだけではなく、写真などの画像データからテキストを抽出できるというツールもある。高度な画像処理性能を持ち、画像からでも正確にテキストを判別できるツールが以下の2つだ。

❖ DX Suite
多種多様な業界で高いシェア率を占める人気のツールが「DX Suite」。何と言っても、画像データを取り込んだ際に発生しがちな画像のズレなどを自動で修正してくれる、画像補正機能があるのが大きな特長だ。読み取り対象の設定など、面倒な事前準備もすべてAIが行う。なるべく手間をかけずに、簡単にAI OCRを取り入れたいという要望に応えてくれるだろう。他のシステムとの連携もスムーズなので、事務コスト削減に大いに役立つ。厳しいセキュリティ管理が求められる金融企業での導入実績もあり、セキュリティ体制は万全だ。
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❖ CaptureBrain
キヤノンITソリューションズが提供する「CaptureBrain」。キヤノンならではの高い画像処理技術を存分に生かした、抜群のテキスト認識精度に定評がある。不明瞭な画像データも、コントラストを調整したりノイズを除去したりすることにより、正確なテキストデータとして抽出してくれる。手書き文字の認識に傑出した「Tegaki」と連携した上で、さらに自社独自のAI技術も搭載しているため、かなり精密な文字検出が可能となっている。手書き文字の読み取りから画像処理まで、幅広い面で頼りになるツールだといえるだろう。
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AI OCR導入時における選定項目

それでは、実際に導入するとなると、自社に最適なツールを選ぶにはどのような基準で検討すべきなのだろうか。その手助けとなるヒントをご紹介するので、ぜひ参考にしてほしい。

用途目的の対象データへの認識精度が高いこと
これまで述べてきたとおり、ツールごとに得意な分野は千差万別だ。同じように、自社で扱うことの多い文書・帳票の形態もまた多種多様だろう。手書きの書類なのか、印字された帳票なのか、はたまた画像データなのか。自社で取り扱うデータがどのタイプに属するのかをしっかり確認し、それに特化したツールを選ぼう。

読み取り・認識速度が速いこと
最大限に業務の効率化を目指すなら、各フローでの処理速度も考慮に入れたい。ツールを利用する際には、大量のデータを一気に処理することになるので、少しのスペックの差が大きな違いを生む。読み込みたい対象の文書・帳票が多ければ多いほど、各ツールが搭載しているエンジンの処理能力にも注目すべきだろう。

他のシステムとの連携が可能であること
せっかく最新のAI OCRを導入しても、出力したデータをいつも使っているシステムで使えなければ意味がない。自社で使用しているシステムとAPI連携できるかどうかはチェックしておこう。特に、自社にRPA(業務自動化サービス)を導入している場合は、システム連携できた方が圧倒的に便利な運用が可能となるため、必ず確認しておこう。

Pマーク・ISMSなどセキュリティ要件に合致すること
個人情報保護法を遵守している証明となるPマークや、高水準の情報セキュリティが確保されていることを表すISMSなど、第三者機関によるセキュリティ評価も重要な選定ポイントだ。これらを満たしているツールを選んでおけば、情報漏えいなどのリスクがグッと軽減できるだろう。

AI OCRの導入・活用におけるメリット

ここで、今すぐAI OCRを活用した方がいいといえる理由を大きく4つに分けてご紹介する。

1.入力ミスの軽減ができる
AI OCRを取り入れると、データ入力のプロセスが高い精度で自動化され、入力されたデータを目視で担当者がチェックするという流れに業務フローが変化する。入力作業の際に起こりがちなタイピングミスや見逃しなどのヒューマンエラーがなくなる上、人間の目でダブルチェックができるとなれば、入力ミスは格段に減ることだろう。ダブルチェックなど、ミスを無くすために必要だった確認フローの負担も軽減することができる。

2.資料の保管スペースの削減ができる
いちいち紙に印刷されたものをファイルにとじていくと、資料を保管するためにかなりのスペースが必要となる。その内容が高度な機密情報であればあるほど、情報漏えいを防ぐため管理業務の負担も大きくなる。また、保管期限を過ぎた文書をシュレッダーなどで処分するといった業務にうんざりしている担当者も多いのではないだろうか。現状、紙で保存しているものをすべてデータに変換できれば、保管スペースは最小限に抑えられる。さらに、アナログな文書管理業務も減らすことができるため、大幅な業務改善が期待できるだろう。

3.データ管理・運用が容易にできる
紙でデータを保管していると、必要な情報を探し出すのに非常に時間がかかる。その点、すべての情報をデータ化しておけば、迷うことなく、欲しいときに欲しいデータを手に入れることができるというのも非常に大きな利点である。文書を無くしてしまったり、どこにあるかわからなくなったりするといった事態を防ぎ、安心・安全、かつ簡単なデータ管理・運用が可能となる。

4.業務フローを自動化することができる
AI OCRでデータ入力作業を自動化し、さらにRPAを組み合わせると、手作業で行なっていた面倒な定例業務をすべて自動化することができる。それによって従業員の残業時間を大幅に減らすことができれば、働きやすい職場環境を整えることにもつながるだろう。

OCR自体の認識精度は年々向上している

とはいえ、まだまだOCR技術に懐疑的な見方も残念ながら存在する。たしかに、昔からOCR自体は存在していたが、人それぞれ書き癖のある手書き文字や、画像データからのテキスト抽出は不可能だと考えられており、実際には人間の手で打った方が早いというケースもあった。しかし、昨今のAI技術の発達により、OCRは飛躍的な進化を遂げた。人間に近い思考を持つAIが、文脈や書き順などを細かく分析し、その経験をもとにまた繰り返し学習を重ねていくことで、どんどんOCRの精度が上がっていく。AIの登場により、「OCRは使えない」という時代はもう終わったのだ。
また、RPAと組み合わせることでさらに大幅な業務改善を図ることもできる。例えば、スキャンしたデータが入るフォルダとAI OCRツールを紐付けし、新しいスキャンデータがフォルダに現れた時点でその中身の文字データを自動抽出するようにするなど、工夫次第でAI OCRの可能性は無限大だ。

まとめ

AI OCRはひと昔前と違い、抜群に精度が上がっている。人間にも劣らない知能と学習能力を備え、十分業務に使用できる便利ツールなのだ。とはいえ、やはりツールによって搭載しているAIの性質にも個性があり、それぞれ得意な分野が異なる。ツールを選ぶ際には、どのような業務に使いたいのか、明確に決めてから選ぶといいだろう。
本記事で紹介したサービスは、どれもしっかりとしたセキュリティ要件を満たしているので、機密情報を扱う際にも安心だ。現場で一番使い勝手のいいサービスはどれか、という観点で選んでみてほしい。事務的なオペレーションコストの削減を考えているならば、RPA運用の一環としても検討の価値が十分にある。多々存在するAI OCRツールだが、各社それぞれの強みがあり、自社の状況や要望によって料金形態も変わってくるため、一度資料請求をして比較検討してみることをおすすめする。

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