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法人向け名刺管理サービスの選び方とおすすめサービスの紹介と営業力強化のための運用方法を解説

2021.10.07

近年、急速に変化しているのが名刺管理の方法。デジタルでのデータベース管理が当たり前になり、さらにはそのデータを営業ツールとして活用する企業が増えている。今回は、これから名刺管理サービスの導入を検討している企業におすすめしたいサービスや選び方のコツなどを解説していく。

おすすめの法人向け名刺管理サービス

まずは多くの企業が取り入れている、おすすめの法人向け名刺管理サービスを紹介しよう。

❖ Sansan
国内でナンバー1シェアを誇る名刺管理サービスの「Sansan」。クラウド電話帳として社内と社外の連絡先を一元管理できる。専用のスキャナもしくはスマホでスキャンするだけで簡単にデータ化が可能だ。オンラインで名刺交換もできるため、直接対面しないリモート商談の際にも使いやすい。
https://jp.sansan.com/

❖ ホットプロファイル
名刺を管理してくれるだけでなく、営業支援も期待できる「ホットプロファイル」。商談に進める見込みの高いアプローチリストの作成や営業活動の効率化・可視化を手助けしてくれる。顧客管理機能も備えているので、営業関連のシステム導入が初めてという会社にとっても使い勝手がよいだろう。
https://www.hammock.jp/hpr/

❖ SmartVisca
顧客管理や営業支援のシステムを提供するSalesforceの機能を最大限に活用するために作られた「SmartVisca」。Salesforceに顧客情報を取り込む際、正確な名刺情報をOCRと人の手を使った二段階の入力校正で、ほぼ100%の精度でデジタル化している。
https://www.sunbridge.com/smartvisca/

❖ myBridge
LINEが提供する、スマホを使った名刺管理アプリの「myBridge」。スマホで名刺を撮影するだけで正確にデータ化してくれる。連絡先を登録していない相手でも、スマホ着信時に名刺情報を表示してくれるのも嬉しいポイントだ。LINEのトーク上でも情報共有ができる。
https://jp.mybridge.com/home

❖ Knowledge Suite
「Knowledge Suite」はユーザー数無制限で使える低コスト運用が魅力の統合ビジネスアプリケーション。名刺管理、CRM、SFA、グループウェアがオールインワンになっており、マルチデバイスで利用できるので、いつでもどこでもビジネス環境を整えることができる。在宅ワーク率の高い企業にとって使い勝手抜群だ。
https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

非接触型のWeb商談にも対応するためにオンライン名刺交換機能も視野に

オンラインでの商談が当たり前となってきた最近では、オンライン名刺交換も定着しつつある。オンライン名刺交換は、自社にとっても商談先にとっても、紙を印刷する無駄なコストがかからず、しかも即座にデータ化できるためメリットが多い。商談先の手間を減らす意味でもぜひ取り入れたい機能だ。

名刺管理サービス導入の主な目的とメリット

名刺管理サービスを導入する際は目的を明確にし、費用対効果に見合うサービスを選択することが重要だ。ここでは名刺管理サービスがもたらす導入メリットについてみていこう。

● 名刺管理のコスト削減ができる
紙の名刺は1枚であれば小さくそれほどかさばらないが、社歴が長くなればなるほどその量は膨大になる。そうなると場所を取るという問題だけでなく、目的の名刺を探すのにも無駄な時間を使うことになる。データ化してしまえば収納スペースは不要となり、名刺の検索も一瞬でできるようになる。それによりスペースの削減と人的コストの削減が同時に可能となるだろう。

● 名刺をデータベース化し社内共有が可能になる
名刺情報を個人の管理に任せるのはリスクが高い。従業員が不在の際にアポイントを取れなくなったり、最悪その従業員が離職してしまったりしたら会社としてのつながりもなくなってしまうからだ。名刺をデータベース化して社内共有すれば、誰もがその人物へとアクセスできるようになり、ビジネスチャンスを手にしやすくなるだろう。

● データベースを活用した営業が展開できる
名刺をデータベース化することにより、商談先のバッティングを防いだり、データを活用してDMやメーリングリストを作成したりと、営業活動にも展開できる。こうしたSFAツールとしての機能をどこまで求めるかが、名刺管理サービス選びのポイントにもなるだろう。

OCR技術の発展もあり名刺の情報処理精度はさほど比較対象にはならない

近年はOCR技術(光学文字認識:画像データ内のテキストを文字として認識して処理する技術)が発達していることもあり、ある程度の知名度を持つ名刺管理サービスであれば、名刺の処理精度はどこも同じようにハイレベル。サービスを比べる際はそれ以外の部分を見ながら決めるとよいだろう。

法人向け名刺管理サービスの選び方

では実際に名刺管理サービスを選ぶ際にはどんな点を気にするべきなのか。特に気をつけたいポイントについて解説していこう。

● 名刺情報の運用目的に必要な機能があるか
名刺管理サービスを導入する上で、自社が目的とする機能を備えているのかは必ずチェックしたい。営業に活用する目的なら社内での共有しやすさや検索性の高さは必須だ。さらに、データを活用してメールやニュース配信をする可能性があればそういった機能も提供しているかどうかも見逃せない。

● CRMなどの営業ツールに代替・連携が可能か
CRM(顧客関係管理)やSFA(営業支援システム)、MA(マーケティングオートメーション)ツールといった、すでに自社で利用しているシステムがある場合、連携できるサービスを導入するようにしたい。名刺管理サービスにはCRM、SFA、MAツールも兼ね備えているものも多いので、一元化を考えている場合は既存システムを代替できるのかも検討する必要がある。

● 名刺情報の登録に関わる事務コスト含めトータルコストが妥当か
名刺情報の登録には、OCRでの読み取りだけでなく、オペレーターによる手入力も行なっているサービスが多い。OCRだけであれば無料でも、オペレーターによる手入力は1枚ごとに費用がかかる場合もある。ただ、正確な情報登録にはオペレーターの入力もあった方が、精度が上がるのは否めない。特にデザインに凝った名刺をもらうことが多い場合は手入力はぜひつけたい機能だろう。その費用を払ってまで導入するメリットがあるのかまで、しっかりと社内で協議してほしい。

営業力を強化するための名刺管理サービスの運用のコツとルール

営業力を強化するために運用する際は、導入効果をいかんなく発揮するためにも運用のコツを抑えること、ルール作りをすることが大切だ。社内でルールやコツを共有し全員で意識を統一しておきたい。

● オンライン商談で活用できる名刺交換サービスも視野に入れる
せっかくサービスを導入するならば、オンライン名刺交換サービスの運用もぜひ検討してほしい。遠方の商談先はもちろんのこと、コロナ禍でなかなか会えない取引先の新しい担当者などにもオンラインで名刺交換をしておけば、営業のチャンスが広がる可能性がある。

● 名刺情報の定期的な入力をルール化し社内周知する
名刺管理サービスは名刺情報をデジタル化してくれるサービスだが、デジタル化するために撮影したりスキャンしたりするのは自分自身。面倒だからと後回しにしてしまっていてはデータが蓄積されず、導入した意味がない。定期的な入力を社内ルールとして周知するようにしたい。

● 担当営業のカニバリが起こらないように名刺情報に人員の割り振りをする
名刺情報を全社員共有にした場合、営業のアプローチ先が被るなど共食いの危険性が出てくる。複数人が同じ名刺を読み込んでいる場合には、誰を担当窓口とするのか割り振りしておく必要があるだろう。
 
● 名刺データをセグメントしてからメールマーケティングや架電リストに活用する
名刺データを業種などの分野別に分けるのは、ぜひ最初からしておきたい作業だ。このひと手間を入れることで、メールマーケティングや架電リストを作成する際に、スムーズに作業に入ることができる。

● 架電・商談などの顧客とのコミュニケーション情報を絶えず追記・管理する
架電後や商談後に顧客の追加情報を入手した場合、その都度名刺情報に追記していくことも忘れてはいけない。常に最新情報をアップすることで、営業強化につながるだろう。

● 受注した顧客名刺情報を新規営業リストから外すためにステータス管理をする
ステータスに関してもマメに管理したい。営業リストを作成した場合、受注した企業は新規営業リストから外す必要がある。これを怠ると、すでに受注しているのにさらなる営業をかけてしまう危険があり、商談先の企業にとってみれば社内管理ができてないだらしない会社と映ってしまうだろう。社内ルールとして、ステータス管理はその都度設定するように周知してほしい。

まとめ

名刺管理サービスの導入目的は、ただ単に名刺の管理コストを削減するだけではない。営業やマーケティングに活用し、事業を加速させることにこそ、その真髄がある。すでに何らかの営業管理システム等を導入していて、名刺サービスは連携させるだけならデータベース化までに特化したサービスを選べばよいだろう。ただ、現在営業支援系のシステムを活用していない場合、名刺管理サービスに営業支援機能がついているものもあるので、これを機に使ってみるのもよいだろう。データの活用方法や使い勝手などは各サービスで違いがあるので、ぜひ無料トライアルなどを利用しながら比べてみてほしい。

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