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チームの動きを可視化し、情報を共有しあう デジタル化の先にあるのはチームワークの醸成

2022.02.28
オフィスのミカタ編集部【PR】

リモートワークの導入、働き方改革を推進するために、バックオフィス業務をデジタル化しようとする企業は多いが、個人情報などの扱いはどうすべきか。とりわけ人事系の業務は慎重にならざるを得ないだろう。また、次々と変更される就業規則を反映するにも、第三者の手を借りなければできない状況に置かれ、効率化を実感できていない担当者もいるのではないだろうか。クラウドサービスのkintoneを展開するサイボウズ社内では、どのように活用されているのか。入社以来、人事本部でkintoneを使い続けている、人事本部 人事労務部 野間美賀子氏に伺った。

データの管理から、アプリケーションの作成まで

DXの推進には当然ながらITは欠かせないが、IT環境の管理やシステム構築に不可欠なエンジニアは慢性的に不足している。そこでノーコードやローコード開発向けのツールを導入したものの、システム関連の知識がないため使いこなせていない企業も少なくないだろう。

そうした企業にとって、「業務改善プラットフォーム」であるkintoneは、救いの一手となるかもしれない。kintoneは、「汎用的なクラウドサービスで、エンジニア職に頼らなくても、自分たちで簡単に操作しながら業務の悩みを解決していくためのツール」として開発されており、実際に導入担当者の93%が非IT部門だ。

「プロジェクトに関連した情報をまとめて共有したり、報告書やワークフローといったアプリケーションを作成するなどの作業が簡単にできます。人事業務における承認や決裁権限については各社で考え方が違うので、自社の就業規則などを全部反映するためには、既存のツールに当てはめていくだけでは難しい。私たちは社内の制度などをアンケート調査で吸い上げながら構築することが多いです。構築の段階から活用できるという点も、kintoneならではだと思います」(野間氏)

意見を集めて、改善する その全てがkintoneで完結

人事担当として野間氏が最も使いやすいと感じているのは、データベースとコミュニケーションがkintoneの中で完結する点だという。

「アンケートを行う際も、kintoneを使っています。スケジューラーでの管理も便利ですね。一つの予定に対してコメントによって資料がひも付けでき、会議に遅れるといった連絡もリアルタイムで確認できるので、皆の動きが可視化され、どの予定に対して誰が何を言っているのかが一目瞭然です。社外とのやりとりも、掲示板のような機能を備えたkintoneのゲストスペースにメールアドレスだけで招待できます。グループメールでの情報共有とは、また違う世界観だと思います」(野間氏)

野間氏は「働き方宣言制度」(2018年)のリリースに携わった一人で、その際もkintoneをフル活用したという。元々働く場所や時間によって9種類に分類して、柔軟な働き方を実践してきたサイボウズだが、どれにも該当しない働き方が出てきた。そこで人事制度を見直すことになり、社内でアンケート調査を実施。kintoneの集計機能を使って、集めたデータを即集計し、自動的にグラフ化して公開しながら、案をまとめていった。新しい人事制度を運用していくために必要な申請ツールも、もちろんkintoneで作成。「作って壊して、また作って改善する。簡単にできるため可能性は無限です」と野間氏は話す。

情報をどこまで公開するのか。その線引きが重要

バックオフィスのデジタル化を推進するために、グループウェアを導入した企業も多いはずだ。kintoneもグループウェアの一つといえるが、活用のコツはあるのだろうか。

「無数に集まってくる情報をどこまで公開するのかを、線引きしておくことは大事だと思います。サイボウズでは全員がkintoneのアカウントを持っていて、情報は全部公開することが前提にはなっています。個人情報を扱う場合には公開すべきでない情報もあるため、アクセス権の公開・非公開設定を使い分けています」(野間氏)

またkintoneは5ユーザーから使用可能なので、ユーザー数の多い企業だけでなく、スタートアップなどまだまだメンバーが少ない企業やチームにも利用されている。kintone専用の拡張機能サービスで帳票出力やカレンダー機能を追加したり、外部サービスとの連携をしたり、企業の成長に合わせ必要な機能を追加していくことができる。

「人数が比較的少なく、お互いを知っている企業の方がツール上のコミュニケーションも円滑になると思います。kintoneを通してコミュニケーションを重ね、チームワークを強化していくことに役立てていただけたら」(野間氏)

サイボウズではkintoneを使って「分報」と呼ばれる日報をより短くした社内ツイッターのようなものを活用して、業務内容を共有したり、簡単な質問をするなど、雑談レベルの会話が生まれるような工夫もしている。グループウェアでは、「冷たい」「そっけない」といった印象を持つ可能性もあるテキストコミュニケーションが中心になるからこそ、チームで仕事をしているという仲間意識を育むことも大切にしているのだ。

横のつながりで、課題を解決

簡単で使いやすいことを徹底しているkintone。「エコシステム」と呼ばれる独自のネットワークでは、サイボウズのパートナー企業に相談したり、セミナーに参加して使い方を学ぶなど、周囲のサポートを受けられる仕組みも強化している。またユーザー同士がお互いの悩みにアドバイスしあえるような場として「キンコミ」というコミュニティサイトも運営している。リリースから10年以上、2021年4月の時点で2万社以上に導入された。あらゆる意見を参考にしながら、「kintoneだからこそできることを追求して、kintoneを使ってチームワークあふれる会社を増やしていきたい」と考えているという。

用途の幅広いkintoneだが、"正しい使い方"はなく、ユーザーが見つけていくものだ。変幻自在なツールがあるからこそ、バックオフィス業務を改善しながら、自分たちがどう働いていきたいのか、組織の理想や目標の再確認がデジタル化を促進させるのではないだろうか。

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kintone
23,000社(2021年12月時点)にご利用いただいている、業務アプリ開発プラットフォームです。営業の案件管理、お客様からの問い合わせ履歴やクレーム対応の管理、プロジェクトの進捗やタスク管理、従業員の業務日報など、お客様の用途に合わせた業務アプリの作成が可能です。

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