柔軟性が企業のDXを後押しする スモールステップから始める契約のデジタル化とは

ペーパーレス化の必要性が叫ばれて久しい。コロナ禍によるテレワークの普及により、その必要性がより高まっている。そうした中で、電子契約サービス「NINJA SIGN by freee」は中小企業におけるペーパーレス化を後押しするサービスを展開している。今回は「NINJA SIGN by freee」を提供する株式会社サイトビジットの林宏樹氏に、電子契約を進める上でのポイントについて伺った。

使いやすさにこだわった電子契約サービス

２０１８年、経済産業省はＤＸレポートを発表。以来、日本の各企業ではデジタル化に向けた取り組みが活発になっている。新型コロナウイルスの感染拡大も受け、テレワークの導入が加速した。こうした中で、バックオフィスのテレワークを実現すべく、契約の電子化が進んでいる。２０２２年１月には電子帳簿保存法が改正。改正後に行う電子取引については、電子データの保存が義務化されたほか、スキャン電子データに日付を刻印するタイムスタンプの付与期限が延長、データ検索に関する要件が細かく必要だったものが三つに限定されるなど、経済社会のデジタル化に向け規定が緩和された。

こうした状況下、サイトビジットでは電子契約サービス「ＮＩＮＪＡ ＳＩＧＮ ｂｙ ｆｒｅｅｅ（以下、ＮＩＮＪＡ ＳＩＧＮ）」を提供している。この中では、契約書の作成から上長の承認、相手先との締結、電子保管まで、契約周りの一連の作業をオンライン上でワンストップで行うことができる。サイトビジット代表の鬼頭政人氏は、東京大学卒業後、24歳で司法試験に合格。弁護士として働いた経験がある。弁護士としての経験と起業してから経営者として実際に多くの契約締結を行う中で感じた、法務業務の煩わしさを解消すべく、「ＮＩＮＪＡ ＳＩＧＮ」サービスの開発に至ったという。中小企業向けに法務業務のプロダクトを提供することによって、業務効率化の実現や人手不足の解消につなげたい狙いだ。

「中小企業の総務担当者の方々と接する中で強く感じるのは、忙しすぎることです。総務部はなんでもやるという印象が強く、さまざまな業務を兼任していることが多いです。また法務担当者がいない企業も多く、そうしたところでは電子契約の導入にも不安感がある印象です」（林氏）

デジタルサービスの普及が進まない日本の中小企業の現状を考慮し、「ＮＩＮＪＡ ＳＩＧＮ」では、誰もが分かりやすく使いやすいデザインを採用。その効果もあって、インターネットによる調査で、電子契約サービスとしての「使いやすさＮｏ・１」の評価を得ている（※）。

電子サービスでは珍しい電話サポートでの対応

サービスの導入や運用支援も充実している。

「デジタルに苦手意識を感じる人はチャットで質問するのも難しいのではないか、という観点から、電子契約サービスでは珍しい電話によるカスタマーサポートを導入しており、契約書の作成から締結、保管までのフォローができる体制を整えています。またサービス導入後に、利用メンバーから導入担当者への問い合わせで業務負担が増えないよう、電話サポートによって利用メンバーの運用定着化をサポートしています」（林氏）

また導入支援として、機能や操作の説明、運用相談などのサポートにも対応。現場担当者とディスカッションを重ね、導入企業のニーズや課題感について把握。その上で電子契約化に向けた最適なフローの構築を提案している。さらに電子契約化に移行するためのタスク管理や運用支援を伴走しながら行ってくれる。

今後、人口の減少に伴う人材不足が懸念される中で、今よりも少ない人材で、いかに業務をこなし、拡大していくのか、日本の各企業にとって喫緊の課題だ。本来注力すべき業務に時間を充てるためにも、電子契約サービスは、大きなアシストにつながる。

「２０２５年問題をはじめ、災害国である日本は、コロナウイルス以外の感染症など未曾有の事態に対応する働き方を実現していくためには、紙でできていることもデジタルに置き換えていくことが必要です」（林氏）

「ＮＩＮＪＡ ＳＩＧＮ」では、さまざまな企業での導入事例から、企業ごとに合わせた業務フローの改善提案も行っている。

「従来の業務フローでは、仕事だから当たり前という感覚で、面倒な手続きや作業を含んでしまっているケースも多いです。こうした業務フローに対しては、気付きを得られるように支援しています」（林氏）

また導入初期には、スモールスタートで始めることも大切だと林氏は話す。

「一度に全文書を電子化したり全部門に導入するのではなく、一文書の電子化や一部門の導入で、ノウハウを蓄積していくことをおすすめしています。理想に向かって徐々に効果を広げていくことが大切です」（林氏）

電子契約を導入しても、しばらくは紙面との併用が必要となるという。そうしたときに書類の保管先がバラバラになってしまうことが、デジタル化をためらう一因となっている。そこで「ＮＩＮＪＡ ＳＩＧＮ」では、紙文書をスキャンして、デジタル化、電子書面と同じ場所で保存・管理ができるようになっている。

ｆｒｅｅｅと提携し中小企業のさまざまな業務をアシスト

２０２１年４月には、中小企業向けクラウド会計サービス「ｆｒｅｅｅ（フリー）」の傘下に入った。共に中小企業のデジタル化を促進することを掲げており、スモールビジネス（中小企業）が安心してビジネスを進められるように、ｆｒｅｅｅの統合型クラウドＥＲＰで法務契約業務をカバーするとともに、会計、ワークフロー、人事労務と契約を一体で効率的に管理できる仕組みの構築を目指している。

「会計や人事労務、ワークフローなど、それぞれの業務で別々のサービスを利用していると、コストや運用面での負担が増えてしまいます。そこを一元化できるように目指しています。今後もユーザーのさまざまな声を拾いながら、機能の追加など、細かなブラッシュアップを行い、ユーザーの皆様が利用しやすいサービスの提供に努めていきます」（林氏）

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NINJA SIGN by freee
不要な操作を一切無くし、“ニンジャ”のようにスピーディーな動作を実現、契約業務を影から支えます。また、必要機能に合わせた定額プランを4種用意し、低コストで導入・利用が可能です。料金プランは無料プランに加え、月額税込5,478円～132,000円のプランがございます。

コンタクト情報

株式会社サイトビジット
電話：03-6459-4975
メールアドレス：insidesales@ninja-sign.com
URL：https://www.ninja-sign.com/

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