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決算・確定申告・給付金の申請に必要な売上台帳の作り方をわかりやすく解説

2022.02.22
オフィスのミカタ編集部【PR】

企業や個人事業主が青色・白色申告を行う際に必要な帳簿の一つである売上台帳。事業を行う上で公的に作成・保存が必要不可欠なものであり、補助金・給付金の申請の提出書類となるケースもあるものの、正確かつ効率的な運用方法にお困りの方も多いのではないだろうか。そこでこの記事では、基本的な売上台帳の作り方や売上台帳作成をサポートしてくれる会計サービスを紹介する。会計業務の効率化や決算・確定申告の申請書類作成にお悩みの方はぜひ参考にしてほしい。

売上のみを集計した帳簿である売上台帳の主な会計上の使用目的

まずは、基本の知識として売上台帳が何のために必要なものなのかから説明しよう。

通常の決算・確定申告
売上台帳の第一の使用目的は、決算・確定申告での提出である。

白色申告の場合であれば、法定帳簿として「収入金額を記載した帳簿」が必要であり、これが売上台帳にあたる。

法人の決算や確定申告、青色申告の場合であれば、勘定科目ごとに取引を記した総勘定元帳の中で<売上>の科目をまとめたものが売上台帳に該当する。

持続化給付金などの補助金・給付金申請
売上台帳は、補助金や給付金申請時の提出書類となるケースもある。コロナ禍で注目を集める持続化給付金もその1つだ。持続化給付金では、コロナの影響で売上が減少していることが給付の要件となっており、それを示す書類として売上台帳の写しが必要となっている。

売上台帳の作り方

ここからは、売上台帳の作り方を紹介しよう。帳簿と聞くと複雑で難解な書類をイメージされるかもしれないが、売上台帳の作成は決して難しくない。むしろ「いつ・誰に・何を・いくらで売れたのか」がわかりやすくまとまっていることが重要である。

ここでは、売上台帳を含む帳簿作成の方法として主流である3つの方法を取り上げる。

売上データからExcelで作る
まずは、すぐに始められる方法としてあげられるのがExcelで作成する方法だ。会計ソフトを導入していないという方でも、費用をかけずに作成できる。無料のテンプレートを使えば計算式を入れる必要もなく、見積もりや請求書を作る感覚で入力すれば良い。

会計ソフトからデータを引用して作る
2つ目は、会計ソフトから必要なデータを抽出する方法である。日頃から会計ソフトで管理しているなら、改めて売上台帳を作成するために入力する必要もない。ボタン1つで出力すれば完成だ。

顧問税理士や会計士に依頼して作る
3つ目は、顧問税理士や会計士に作ってもらう方法だ。決算や確定申告のためだけでなく、給付金に関しても申請書類全般のサポートが受けられれば、手間もかからない上に不備なくスムーズに申請ができるだろう。

売上台帳のフォーマットと主な記載事項

この章では、Excel等を使って自身で売上台帳を作成したい方に向けて、売上台帳に必要な項目を解説する。給付金等で売上台帳の提出を求められる場合は、純粋に売上だけをまとめる必要がある。経費など不要な内容は入れないように注意しよう。

● 会社名(事業者名)
まずは自社の社名・事業者名をわかりやすい場所に明記することを忘れないようにしよう。

●対象月(対象期間)
売上台帳がいつからいつまでの分なのかフォーマットの上部に記載しておくと、確認する方もわかりやすい。

●日付
「いつ売り上げたのか」がわかるよう、日付も必ず記載しよう。尚、売上計上の日付は企業会計原則の一つである「実現主義の原則」に基づいて、納品日で計上するのがルールである。入金日でも請求日でもないので注意しよう。

●取引の明細
「誰に・何を売ったのか」、取引の内容がわかるように項目を作成しよう。具体的には、取引先・内容・単価・数量などの項目で作成しておくと、見積書や請求書の内容を反映しやすく運用しやすいだろう。

●金額
1回の取引額がわかるようにしておくことも必須だ。

●合計金額
売上台帳では、取引内容だけでなく、その期間にトータルでいくら売り上げたのかがわかることが重要である。必ず合計金額を算出しよう。

補助金・給付金申請では売上が0円の場合でも売上台帳を作成する

持続化給付金の申請にあたっては、売上台帳を必ずアップロードしなければならないため、仮に売上が0円だった場合でも作成・提出する必要がある。対象月や社名を記したフォーマットに売上0円となる売上台帳を作成して提出しよう。

売上台帳作成をサポートしてくれるおすすめ会計サービス

給付金の申請などを通して、日頃から帳簿を管理しておく重要性を改めて実感した方も多いのではないだろうか。ここでは、売上台帳をはじめとする帳簿の作成をサポートしてくれるおすすめの会計サービスを紹介しよう。

freee
クラウド会計ソフトとして高い人気を誇る「freee」。法人向けだけでなく、個人向けの確定申告ソフトも提供している。会計・経理の知識がない方でもミスなく入力でき、決算・確定申告書類も簡単に作成できる。個人向けの料金は月額980円〜。法人向け・個人向けともに30日間の無料トライアルも可能だ。

マネーフォワードクラウド確定申告
マネーフォワードの個人事業主向け会計ソフトである「マネーフォワード確定申告」は自動化に強い点が大きな特徴。銀行やクレジットカードとの連携はもちろんのこと、申告書類も自動で作成が可能。家計簿アプリと連携しデータを利用することもできる。料金は月額800円〜で1ヶ月の無料トライアルも用意されている。

弥生会計
パッケージソフトの他、クラウド版でも「弥生会計オンライン」「やよいの白色申告オンライン」「やよいの青色申告オンライン」などニーズに合わせた製品を提供している弥生会計。実績あるメーカーながら、起業したての方でも簡単に使える機能と画面設計が魅力だ。さらに、操作のサポートだけでなく経理業務の相談にも対応してくれるなど、サポートも充実している。

Taxnote
「Taxnote」は記帳に特化したスマートフォン向けアプリだ。家計簿感覚で入力できる操作性が一番の魅力。白色申告・青色申告に必要な帳簿が作成できる他、Excelなどの表計算ソフトや上で紹介した3つの会計ソフトとの連携も可能。月15件までであれば無料で利用でき、無制限の有償版は年額で3,500円となっている。

日々の会計業務の効率化も合わせ申請書類の作成も会計ソフトで解決

不安定な経済状況が続く昨今。持続化給付金だけでなく、今後も何かしら給付金や補助金を利用することもあるだろう。そうした際にも会計ソフトで帳簿を管理しておけば、急な事態に慌てることなく即座に対応できる。また、これからの飛躍に備えるためにも、今のうちに売上管理や会計業務を事業の基盤として整えておくのが得策だと言える。

毎年、確定申告の時期に慌てている方にとっては、会計ソフトを使って自動で申告書類を作成できる手軽さも大きな魅力だ。

まとめ

売上台帳は、売上管理の基礎となるもの。公的に必要になるのは年に1、2度だが、日頃から管理しておくメリットは大きい。会計ソフトを利用すれば、管理・入力の手間も大幅に省くことができるだろう。現在は会計知識のない方でも簡単に使える会計ソフトも多いため、まずは無料トライアルから始めてみてはいかがだろうか。

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