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業務が煩雑になる原因は「コミュニケーション方法」多忙な総務担当者を業務から解放するツールとは?【Chatwork株式会社 小野 喜彦 氏 インタビュー記事】

2019.01.17
Chatwork株式会社 ソリューション&マーケティング本部 小野 喜彦 氏
Chatwork株式会社 ソリューション&マーケティング本部 小野 喜彦 氏

 総務部では通常業務に加え、問い合わせ対応や確認作業などの「連絡業務」が業務時間の多くを占める。その原因は非効率なコミュニケーション方法にあり、それを解決する手段として、Chatworkが活用されている。Chatwork株式会社のソリューション&マーケティング本部で、自身も前職は総務担当だった小野 喜彦氏に、詳しいお話を伺った。

中小企業の総務担当者は毎日幅広い業務に追われている

 総務部は会社全体の業務を円滑に動かす役割を担っており、経理、労務、人事など、幅広い場面で対応を求められることも多い。また、さまざまな部署から「何でも屋」的に頼られるので、イレギュラーな対応も多く、時間外労働も増えてしまいがちだ。

「私自身も前職で総務部に在籍していましたが、連絡方法はメールや電話だけでなく、確認作業のために社内を駆け回り、バタバタしていることがよくありました。特に繁忙期は伝達ミスや依頼事項の漏れ、期日超過などが発生することもあり、一層慌ただしくなります。今振り返ると、多くの時間を費やしていたのが、業務の合間合間で口頭や電話で依頼される連絡手段に関係する時間でした。口頭や電話でのやりとりは、業務が一度中断されてしまう上に、抜け漏れが発生してしまいがちです」と小野氏は語る。

伝達ミスが防げ、連絡業務が楽になる「Chatwork」

 バックオフィスの仕事の中でも特に時間を取られるのが、メールや電話などの「連絡業務」だ。メールをチャットに変えることで、「お疲れさまです」などの枕詞や宛名、件名を毎回入力する手間がなくなる。また、メールは手紙形式のため、一度のやりとりが完結するまでに時間がかかるが、「Chatwork」なら業務ごとに関係者全員が会話形式でやりとりできるので、メールよりも広範囲でスピーディーに情報が共有できる。

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