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改正間近、令和4年1月施行の電子保存義務化にも標準機能で対応可能な「経費BankⅡ」

2021.11.10
オフィスのミカタ編集部【PR】

改正電子帳簿保存法(以下、電帳法)の施行がわずか2ヶ月後に迫っている。ペーパーレス化の促進による業務改善は期待されつつも、法対応の手間はかかりそうだ。今回、経費BankIIを提供しているSBIビジネス・ソリューションズ株式会社の三田晃浩氏を訪問し、そもそも電帳法とは何で、各事業者はどうすればいいのかを伺い、その上で経費BankIIのオススメポイントをお話しいただいた。

改正電子帳簿保存法の施行は2ヶ月後に迫っている

電帳法の施行は2022年1月と間近なのに、十分に理解が広まっていない印象だ。しかし「資本金額や従業員数などにかかわらず、中小企業から大企業までの事業者 が対象になる法改正です」と三田氏。施行まであとわずかなので、準備は万全かを早めに確認しておきたい。

そもそも電帳法とは何か。国税庁によれば 「各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電磁的記録(電子データ)による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律」とある。

これについて三田氏に解説を求めると、「簡単に言えば、電子データとして受領した領収書などは電子のままで、紙の領収書などは電子化して保存しましょう、という法律です」とお答えいただいた。

電帳法のメリットは大きい。「紙を捨てられるのは大きなことだと思いますよ。紙の保管場所を用意する必要はなく、しかもファイリングしたり整理整頓したりする付随業務も削減できます」と三田氏が述べるように、リモート時代における業務効率化の追い風だと言えるだろう。

とはいえ、「注意しなければならない点もあります」と三田氏。「従来はWebやメールで受領した領収書を紙で保管してもOKだったのですが、今後は電子的に受領したものは『所定の要件を満たした上で』電子的に保存しなければならなくなります。この対応は多くの中小企業にとって大きな負担となるでしょう」

特に2022年の1月前後には電帳法対応のための業務量増大やパニックが予想される。「満たすべき所定の要件として、取引日、取引金額、取引先を記録し、それを検索できるようにしておかなければなりません。また、タイムスタンプ付与あるいは訂正・削除履歴を確認できるシステムなどの構築など『真実性の要件』も満たさなければなりません」(三田氏)

自社でシステムを構築するのは、わりと面倒である。多少の費用を払っても、電帳法対応機能を搭載している経費精算システムを導入するのは有力な選択肢だろう。おすすめしたいのが、業界内で初めて追加費用なしの標準機能としての電帳法対応機能を発表した経費精算システム、経費BankIIだ 。

経理の課題に寄り添った 経理のための経費精算システム

経費BankIIとは、現場での経費申請や上長による承認、経理部での仕訳処理や振込データ作成などを一元的に管理できる経費精算システムである。クラウド型だから場所に縛られずに作業を行うことも可能だ。

前身の経費Bankを合わせれば10年以上も提供されつづけているサービスであり、電帳法対応以外にももちろん強みを持っている。今年の8月には、従業員数50名以下の法人経営者を対象とした調査で、おすすめしたい経費精算システムNo.1 (*1)に選ばれた実績もある。

*1:実施委託先:日本コンシューマーリサーチ/調査期間:2021年8月27日~8月29日/調査方法:インターネット調査/調査概要:ワークフローシステムを扱う10社を対象としたブランド名イメージ調査/調査対象:従業員数50名以下の法人経営者1,104名

そんな経費BankIIの最大の強みは、SBIビジネス・ソリューションズが培ってきたバックオフィス支援の経験だ。同社が請け負っている経理アウトソーシング・コンサルティングの知見を存分に生かし、「経理の人が課題だと感じているものを経費BankIIに落とし込むことで、経理の人が本当にほしい機能を実装しています」と三田氏。そのほかにも承認Timeとも連携 しつつ、それらのサービスで蓄積したノウハウも経費BankIIに生かしているそうだ。

そうした経験の蓄積を実感しやすい分野に、導入サポートがある。「経理の知識があるメンバーが複数いますので、実際にシステムが稼働するまで手厚いサポートを提供することが可能です」と三田氏は話す。もちろんサポートを他の業者に丸投げするようなことはない。経理アウトソーシング・コンサルティングの経験も生かしながら、痒いところに手が届くサービスを心がけているのだという。

1IDあたり300円 /月で利用できるのも魅力の1つだ(導入サポート費用は別途)。 大企業向けのシステムに比べてシンプルに利用できる上に、費用も抑えられている。

そして、電帳法への対応準備も進めている。「システムベンダーとして果たすべき要件を満たす準備をしています」と三田氏は言うが、電帳法対応機能を追加費用なしでお使いいただけることはすでにプレスリリースにて公表されている通りだ。また、「連続処理」や「一括処理」をキーワードとしたUIの改善にも取り組んでいて、さらに来年3月にはOCR機能も実装予定とのことである。経理業務を本気で応援する姿勢がご理解いただけるのではないだろうか。

SBIグループは全体として地方創生を掲げているが、経費BankIIも日本全国のあまねく中小企業にとって使いやすいシステム・値段設定にしているということだった。 電帳法を脅威と捉えるばかりではなく、さらなる事業拡大の機会としてほしいという願いが込められている。

見た目だけのDXではない 経理の業務改善を本気で目指したい

最後に、経費BankIIの根底に流れる哲学にも触れておきたい。このサービスは、経理部にとっての使いやすさに徹底的にこだわっている。「申請者が便利になるサービスは世の中に溢れています。一方で私たちは、現場や社長の満足だけを考えた『見た目だけのDX』ではなく、経理担当者の方々にもハッピーになってもらいたい と考えています」(三田氏)

読者の方々は実感していることと思うが、バックオフィス業務のペーパーレス化・デジタル化は難易度が高い。「緊急事態宣言中に、在宅業務の難しさに苦しんだ方々はたくさんいらっしゃいました。極端な例だと、宣言の直前に紙の資料を慌ててスキャンして、家に持ち帰ってそれを見ながら作業する。とはいえ紙を片手に処理をすることが前提のシステムも多く、ディスプレイの数も限られる在宅ワークではなんとも言えない不便さがありました」(三田氏)

経理部への共感・理解がシステムの根っこにあるからこそ、電帳法をきっかけとして経理業務のDXを一気に加速させられる工夫が随所になされている。経理部にとって使いやすいシステムで業務改善を行うことは、経理部員の悲願であるはずだ。

経理部は何に時間を割くべきなのか。これを改めて考えるタイミングに来ているのかもしれない。「数字をまとめることだけが経理業務ではありません。なぜそのような数字ができあがっているのかを分析し、それを経営層に報告することがコア業務だと考えております」と三田氏は締めくくった。

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SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
代表電話: 03-6229-0809(平日9:00~17:45、祝祭日を除く)
メールアドレス :sbi-bs@sbi-bs.co.jp

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