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クラウド型の経費精算ツールのおすすめサービスと選び方のポイントを解説

2021.12.14

経費精算のフローを簡略化させるために、クラウド型の経費精算ツールの導入を検討している企業は多いだろう。昨今のツールは会計ソフトなどとの連携ができるほか、搭載されている機能が豊富なので、それぞれの特徴を比較して検討してほしい。

主要おすすめ経費精算ツール

まずは多くの企業で導入されている、おすすめの主要な経費精算ツールを紹介する。料金形態やほかの経理・人事管理ツールとの連携など、それぞれの特徴を比較して見てほしい。

ジョブカン経費精算|株式会社DONUTS
株式会社Donutsが提供する「ジョブカン経費精算」は、シリーズ累計120,000社以上に導入されている。ジョブカン経費精算では主に交通費精算と仕訳データ・FBデータの作成、経路分岐が行える。また、Googleアカウント連携やAmazonビジネスアカウントの連携なども可能。月額400円/1ユーザーから利用でき、初期費用・サポート費用は無料。最短即日で運用が開始できる。

公式HP::『ジョブカン経費精算』

Concur Expense|株式会社コンカー
株式会社コンカーが提供している「Concur Expense」は、タクシー配車アプリや出張手配アプリ、PayPayなど豊富な外部サービスと連携できるツールだ。アプリを起動し領収書を撮影するだけで、申請から承認までスマホで完結。不正経費支出の防止機能や経費の見える化によりコスト削減まで行える。

【無料】資料DLはこちら:『経費精算・管理システム「Concur Expense」』

経費BankⅡ|SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が運営する「経費BankⅡ」は、社内で発生する多様な経費精算の申請や承認、その後の経理処理までの全てをWeb上で完結できるクラウド経費精算システムだ。初期費用は発生せず、月額利用料は5IDで1,500円からとなる。少人数の中小企業などの場合、低コストから利用できる安心の料金設定だといえるだろう。

【無料】資料DLはこちら:『月額1,500円~使える経費精算システム「経費BANK」 - オフィスのミカタ』

rakumoケイヒ|rakumo 株式会社
rakumoケイヒ」は、rakumo株式会社が運営するクラウド型経費精算システムだ。スケジューラーと連携して、経費や交通費精算が自動計算されるため、煩わしい設定などが不要で利用できる。30日間の無料トライアル期間を設けており、実際のデータを試せる以外にも、展開するほかの事業との組み合わせで、よりお得に活用できるプランも提供している。

公式HP:『rakumoケイヒ』

楽楽精算|株式会社ラクス
株式会社ラクスがサービス提供する「楽楽精算」は、現在10,000社以上に導入されている業界でも指折りの経費精算システムだ。導入初期は、専任スタッフによる電話やメールのほか、各種マニュアルや設定方法をまとめたサポートサイトも用意されるなど、サポートも充実している。料金シミュレーションを活用して詳しい料金内容を確認しておくと、全体にかかるコストが把握しやすいだろう。

公式HP:『楽楽精算』

TOKIUM経費精算|株式会社TOKIUM
TOKIUM経費精算(旧RECEIPT POST)」は、株式会社TOKIUMが提供する経費精算システムツールだ。スマートフォンアプリで経費精算が可能なため、リモートワークや移動の多い社員も活用しやすく、煩わしい清算業務を飛躍的に改善できる。基本料金は2プランからなり、必要なサービス内容に応じた選択が可能だ。

公式HP:『TOKIUM経費精算』

会計ソフトと経費精算ツールの違い

ここまで経費精算ツールを紹介してきたが、会計ソフトとの違いを把握できているだろうか。経費精算ツールとは、従業員が使用した経費の申請から承認までのフローを簡略化するためのサービスである。それに対して会計ソフトは、会計業務を効率化させるためのソフトである。

それぞれのシステムを連携させることで、入力漏れのリスクや手間を省くことができるため、互換性の高いものを選ぶと良いだろう。

会計ソフト連携に強みを持つ経費精算ツール

次に経費精算ツールの中でも会計ソフトとの連携に強みを持つサービスを紹介する。それぞれのソフトを連携させることで、会計処理の手間を省くことができるため、ぜひ検討してみてほしい。

マネーフォワードクラウド経費
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワードクラウド経費」は、「マネーフォワードクラウド会計」と連携できるツールだ。領収書の画像データで申請できるほか、連携したクレジットカードやICカードの明細をそのまま経費で登録でき仕訳も自動で行える。
専用のスマートフォン用アプリがあるので、出先ですぐに申請ができる点もポイントだ。

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経費精算freee
freee株式会社が提供する「経費精算freee」は、「freee会計」の経費精算機能だ。スマホで領収書を撮影し、項目に記入することでそのまま申請が可能。承認が完了したら1クリックでfreee会計へと反映できるため経費精算と会計処理を同時に行うことができる。

公式HP:『経費精算freee』

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経費精算ツールの選び方のポイント

本記事で紹介したように、経費精算ツールは数多くあるためどのサービスを利用すれば良いのか悩んでしまうかもしれない。そこでこの章では経費精算ツールの選び方のポイントについて解説する。

使いやすいUIになっているかどうか
経費精算ツールは基本的に全ての従業員が利用することになる。そのため、使いにくい設計であったり馴染みのないUIだったりするようなツールでは、導入後にフローをまとめたマニュアルの作成など余計な手間が増えてしまう可能性がある。なるべく単純で直感的に操作が行えるものが良いだろう。

既存システムとの連携性に優れているかどうか
経費精算ツールは経費申請フローの手間を簡略化することが可能だが、会計ソフトと連携することで経理業務のリソース削減にも繋げることができる。ただし、会計ソフトと経費精算ツールには相性があるため、事前に連携性については確認しておく必要がある。

セキュリティ要件に合致するかどうか
経費精算ツールには、従業員の個人情報やコーポレートカードの情報など重要なデータを登録しておくことがほとんどだ。そのため、暗号化通信やIPアドレスによるアクセス制限、充実した監視体制などを施しているツールを選ぶようにしよう。

電子帳簿保存法など法令順守のアップデートが行われているかどうか
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿などをデータで保存することが認可された法律だ。現在リリースされているツールのほとんどはこの要件を満たしているが、今後法改正により要件が変更になる可能性がある。そのため、法令を遵守できるよう適宜アップデートが行われ最新の情報に対応しているかどうかチェックしておこう。

長期・全社導入ができる利用料になっているかどうか
経費精算ツールは、月額制かアカウント数による従量課金制が多い。また、利用したいサービスによっては追加で料金がかかる可能性がある。基本的に一度導入したツールは長期的に利用することになるため、従業員数や利用するユーザーの人数などを想定し、あらかじめトータルコストを算出しておくと良いだろう。

経費精算ツールの導入とともにワークフローの整備も行う

経費精算ツールを新たに導入する場合には、それに合わせてワークフローの整備も行うことをおすすめしたい。ツールによって経費の承認は〇〇円以上の場合は部長、〇〇円以下の場合は課長など細かい設定や、申請から承認までのステップ数などの設定は大きく異なる。導入したいツールのワークフロー機能を確認し、それに合わせて社内ルールを整えておこう。

まとめ

経費精算ツールの導入によって、それぞれの担当者がコア業務へ割く時間が確保できるようになるだろう。従業員がすぐに使用できるように使い勝手が良いことが重要だが、合わせて既存システムへの連携についても確認しておきたい。クラウド型のほとんどは連携性が高いほか導入コストも抑えられている。多くの種類があるからこそ、自社の要件と照らし合わせてベストなツールを導入してほしい。ほとんどのサービスが無料期間やトライアルを設けているので、ぜひデモを行い実際に利用してみてはいかがだろうか。

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