1月の郵便物は他の月の2倍「企業に届く郵便物のリアルデータ調査」次の繁忙期は4月から？重要な郵便物は自治体から届く

株式会社トドケール（本社：東京都千代田区、代表取締役CEO：野島剛）は、同社が提供する郵便物管理に関するミニBPOサービス「クラウドメール室」を利用する企業を対象に、会社に届く郵便物に関する実態調査「企業に届く郵便物のリアルデータ調査」を実施した。

調査の背景

コロナ禍を契機に、日本においてもリモートワーク（テレワーク）もしくは出社を組み合わせたハイブリッドワークが急速に普及。多くの企業活動がオンラインで完結できることが証明されつつある一方で、郵便物や配達物など物理的な資産・モノへの対応が特定の職種のみではない、多くの労働者の「柔軟な働き方」の実現を妨げているという事実も明らかになりつつある。

同社では物理的な資産・モノの情報や実態を明らかにすることで、企業がこれらとどのように向き合うことで活動のDX化と柔軟な働き方の実現できるかを検討する一助になると考え、本調査を実施した。

調査概要

郵便物処理ミニBPOサービス「クラウドメール室」およびクラウド郵送物管理アプリケーション「トドケール」を2022年を通じて通年で利用する企業に届く郵便物の数を月次に集計した。

調査期間：2022年1月1日～2022年12月31日
対象となった企業数：5社
対象となった企業担当者へのヒアリング

1月の郵便物は約2倍

本調査では、年賀状の影響により郵便物の数が最も多い月は1月であるとわかった。その数は突出しており、他の月の平均と比較して約206%である。

一方、今回の調査では年賀状による増加の影響を受けていない企業が3社あり、業種・規模ともに偏りはなかった。年賀状が多いか少ないかは年賀状を運用するかどうかという企業の意思決定次第であることもわかっている。

全体的な統計を取るにはサンプルとなる会社がわずか8社と少ない。しかしヒアリングの中で、SDGsの観点から新年のご挨拶は電子メールでするというアナウンスを行うなどして、紙ベースの運用をしないという周知を行うなど、参考となる取り組みも得られている。

春から夏に重要な郵便物

4月～7月の郵便物は8月～11月に届く郵便物よりも平均して24.8％多かった。主な理由は自治体から届く住民税の決定通知書のほか、4月に入社する新入社員向けの健康保険証など、自治体や社会保険関連の郵便物だ。

さらに、健康保険証・住民税決定通知書の配布および住民税の通知書の経理・人事部によるスキャンの作業がバックオフィス業務に負荷をかけていることが明らかに。また、これらの業務はリモートワークおよびハイブリッドワークの普及によりオフィス出社が基本であった時には存在しなかった自宅への転送作業や個別連絡という業務を生じさせて、受け渡しの業務を複雑化させ、総務の業務を圧迫するようになった。

5月以降は住民税の決定通知書が総務・人事・経理の業務を圧迫し始める。これらの書類については、電子データでの受け取りもeLTAXを利用することが可能だ。eLTAXとは、地方税ポータルシステムの呼称で、地方税における手続きをインターネットを利用して電子的に行うシステム（※）。今回のデータを見る限り、郵便物が増えていることからeLTAXは、あまり利用されていないようだ。

一方、社員に手渡す必要がある社員用の決定通知書については健康保険証と同様に受け渡しの業務が複雑化しており、転送する必要があるなど、以前に増して総務の業務を複雑にしている状況が見受けられる。なお、社員用の住民税決定通知書についても2024年度より電子化されることが決定しているものの、一括で受け取る総務等が各社員に配布する流れは変わらないため、業務量が大きく減ることとは考えづらいというのが同社の見解だ。

※出典元：eLTAXの概要（地方税共同機構）

まとめ

本調査の結果から、1月の年賀状を配った後は、総務・経理・人事ともに3月以降7月あたりまで繁忙期が待っていることが明らかになった。オフィスのミカタでは2021年に、テレワーク推進の障壁となった郵便物対応に関するDX化について、専門家コラムを掲載している。併せて参考にしていただきたい。

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