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業務コスト、過剰支給、増税対策…。通勤費精算の課題をシステム化で一気に解決!

2019.07.26

 大手精密プラスチック加工メーカーである株式会社エンプラス。社員数が増えるなか、人事部門を悩ませたのが通勤費精算の作業コストと標準化だ。

 株式会社無限(本社: 東京都新宿区)が提供する通勤費管理システム「らくらく定期.net」を導入したことで組織にどんな変化が生まれたのか。無限のPI事業部 佐川 豊氏が、株式会社エンプラス(本社:埼玉県川口市)の人事グループ責任者 久我 幸史氏に話を伺った。

IT化の最大の目的は、属人的な運用をなくすこと

佐川:まずは、通勤費管理システム『らくらく定期.net』を導入いただいた背景について教えてください。

久我:弊社は精密プラスチック部品を製造するメーカーで、現在は国内で約600名が働いています。従業員数が増加していることに加えて、3年ほど前から拠点をまたぐ異動が増えてきました。プロジェクトごとに15名ほど工場に異動し、半年後に全員が本社に戻ってくるケースもあります。そこで人事部門の悩みのタネだったのが、通勤費精算の業務負担です。異動があるたびに通勤費の見直しを行わなければならず、過去の履歴と現在の申請内容が同一かどうかを照らし合わせたり、現行ルールに則っているかを再確認したりと、2倍の手間がかかっていました。担当者が「通勤費精算の手間をシステム化できないか?」と考えるきっかけとなりました。

佐川:人事部門において通勤費精算の担当者は1~2名。少数体制ゆえに「システム化したい」と担当者が望んでも、決裁者には「影響範囲が少ない」と受け取られ、その重要性が伝わらないケースも多いと聞きます。

「株式会社エンプラス」経営管理本部 グループサービスセンター 人事グループ グループ責任者 久我 幸史 氏
「株式会社エンプラス」経営管理本部 グループサービスセンター 人事グループ グループ責任者 久我 幸史 氏

久我:担当者がシステム導入を希望した当初は、「現状として業務がまわっているのだから、このままでいいじゃないか」という考えが、正直なところ、ありました。ただ弊社が導入を決めたのは、担当者の負担を減らすことだけが目的ではありませんでした。我々は、日頃から公平・公正な取り扱いをする為の「標準化」と、「業務属人化の排除」を課題としています。その中で通勤ルートの調べ方や確認方法が属人的になっていて、中には公平・公正でない取り扱いになってしまっているケースがあることがわかったのです。例えば、「この住所なら□□のバス停を使わずに、××の駅から出社したほうが低額になる」とあとからわかった事例もありました。通勤費は、社員にとっても企業にとっても、給与やコストに直結する重要なもの。厳格なルールのもと運用されるべきで、不正や不公平があってはなりません。誰が担当になっても変わらず適切な通勤費が支給されることを第一優先に考えました。

担当者の作業量が大幅減。社員の意識改革にも繋がる

佐川:実際に、『らくらく定期.net』を導入して、いかがですか。

久我:この4月から本格稼働したばかりなのでまだ日は浅いのですが、確かな効果を実感しています。まず、1件あたりの作業量は大幅に減りました。これまではマップを見ながら、住所から最寄り駅までの道のりを確認し、電車の乗換サイトで路線を検索して、定期の最安値を判断していました。もちろん複数の公共機関を乗り継いで出社していた場合、さらに工程は増えます。1件あたりの作業時間は約1時間かかることもしばしばありました。しかし、『らくらく定期.net』を使えば、「社員が住んでいる住所」と「勤務地の住所」を入力するだけで、適正な経路と定期券の金額がわかります。拠点異動があった場合も、必要な払い戻し金額や新たな定期代が自動計算される。1件あたり5~10分で済むので、担当者は他の業務に時間を割くことができています。また、システムによる規定通りの取り扱いとなるので属人化の解消にもつながり、引継ぎも円滑に行えそうです。

「株式会社無限」PI事業部 PI営業部 担当課長代理 佐川 豊 氏
「株式会社無限」PI事業部 PI営業部 担当課長代理 佐川 豊 氏

佐川:過剰支給についてはいかがでしょうか。弊社の調査では、定期利用者500名のうち「過剰支給や不正支給・支給不足があった」割合は全体の27%。通勤経路を見直した結果、「年間通勤費の約5%が削減された」という結果がでています。

※導入事例:年間で450万円もの削減に成功
※導入事例:年間で450万円もの削減に成功

久我:年間コストがどのくらい減るかについてはまだわかりませんが、確かに、過剰支給を是正できる効果はあると思います。実際にシステムを導入したことにより、あるバス会社の料金プランが実は変更されていたと気づいた事例もありました。バス停がなくなったり、運賃が改定されたりした際に、人事担当者がすべての情報を随時キャッチアップすることは難しいです。調べずとも、最新の情報で正確な通勤費を算出してくれる点も、メリットだと感じています。

消費税増税にも対応。運賃改定を一括処理できる

佐川:消費税が5%から8%にあがった2014年当時を振り返って、「通勤費の増税対応が想像以上に大変だった!」とおっしゃる企業様はとても多いです。前回の増税時は、どのように対応されましたか。

久我:弊社でも、一件一件、手作業で対応したため、本当に大変だったと聞いています。当時の国内従業員数は約550人。そのうち出勤時に交通機関を利用する者が約450名いました。社員が利用するすべての鉄道会社の改定料金を調べて給与システムに入力し、バス会社については一つひとつHPから改定表を印刷して新料金を割り出して…といった具合で、気が遠くなるような作業だったと思います。当時の担当者の残業時間は平常時の2倍に達することもあったそうで、作業が完遂するまでの半年間は、毎月1週間以上、通勤費の増税対応に費やしていたようです。

佐川:『らくらく定期.net』導入後は、一括で運賃改定処理ができますから、次回の増税時は、ご担当者様も残業なく、平常どおり業務に取り組んでいただけますので、ご安心ください。また、『らくらく定期.net』は7月にバージョンアップ、来年1月に新機能追加を予定しています。クラウドサービスのため、ご利用いただいている企業様の声をもとに、どんどん使いやすいシステムへと進化していることもご評価いただいている点です。個別のニーズにも柔軟に対応しておりますので、ぜひお申しつけください。

「らくらく定期.net」3つのポイント

1. 社員の最適な通勤経路の見直しが容易
2. 定期期間や経路見直しによる大幅なコスト削減効果
3. 増税などの新運賃の改定にも素早く対応

■ お問い合わせ先情報

株式会社無限
電話番号   :03-3343-2250
メールアドレス:rakuraku-bos@mugen-corp.jp
対応時間   :平日 10:00~18:00
お問い合わせ :https://pages.mugen-corp.jp/contact.html
ホームページ :https://rk2.mugen-corp.jp

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